In 30 Tagen die Bürosoftware wechseln: der Vier-Wochen-Plan
Ein realistischer Zeitplan für den Umstieg von Ihrer alten Suite auf Omnifloo Office, von der Bestandsaufnahme bis zum Abschluss, ohne die Arbeit zu unterbrechen.
Schritt für Schritt
- Woche 1, Bestandsaufnahme. Listen Sie auf, wer was nutzt (Dateien, E-Mail, Kalender, Kontakte, Videokonferenzen, Formulare), das Dateivolumen und die Dokumente mit Makros. Prüfen Sie, ob der Speicher jedes Kontos ausreicht.
- Woche 1, Diagnose. Lassen Sie Ihre Ordner von der Dateidiagnose prüfen (Makros, externe Verknüpfungen, Schriften, alte Formate), beschrieben unter Werkzeuge für Organisationen, und lesen Sie den Bericht.
- Woche 2, Pilot. Übertragen Sie die Dateien eines kleinen Teams (Dateien), öffnen Sie zehn repräsentative Dokumente und notieren Sie jede Abweichung im Layout.
- Woche 2, Einarbeitung. Geben Sie den Pilotnutzern die Zuordnungstabelle der Funktionen und sammeln Sie ihre Fragen vor dem Roll-out.
- Woche 3, Dateien. Übertragen Sie die Ordner aller Teams in Etappen, laufende Ordner zuerst. Die alte Suite bleibt unverändert lesbar: Kopieren löscht nichts.
- Woche 3, E-Mail, Kalender, Kontakte. Jede Person kopiert ihr Postfach (E-Mails), ihren Kalender und ihre Kontakte (Kalender und Kontakte).
- Woche 4, Umstellung. Setzen Sie am Stichtag die alte Suite auf schreibgeschützt, kopieren Sie die letzten Änderungen, leiten Sie E-Mails um und teilen Sie Ihren Ansprechpartnern die neuen Freigabeadressen mit.
- Woche 4, Abschluss. Gehen Sie die Checkliste für Administratoren durch, behalten Sie die alte Suite etwa zehn Tage lesend und kündigen Sie sie dann.
Tipps
- Eine Einzelperson schafft alles an einem Wochenende; der Vier-Wochen-Plan richtet sich an ein Team oder eine Organisation.
- Legen Sie die Umstellung nicht auf einen hektischen Tag (Buchhaltungsabschluss, Schuljahresbeginn, Stichtag).
- Makros und stark verknüpfte Dateien brauchen Zeit: siehe Makros und Kompatibilität.