Checkliste für Administratoren bei einer Migration

Die Prüfungen vor, während und nach der Umstellung, damit keine Daten und keine Zugänge verloren gehen.

Schritt für Schritt

Vor allem anderen. Erfassen Sie Konten, Volumen, Domains, E-Mail-Weiterleitungen und mit der alten Suite verbundene Dienste; legen Sie Umstellungstermin und verantwortliche Person fest.
Sicherung. Exportieren Sie ein vollständiges Archiv der alten Suite (Dateien, E-Mails, Kalender, Kontakte) und bewahren Sie es außerhalb jeder Suite auf, bevor Sie etwas anfassen.
Konten. Legen Sie die Konten an, prüfen Sie den Speicher jedes Kontos und übermitteln Sie Zugangsdaten sicher; bitten Sie alle, ihr Passwort selbst zu wählen und bei der ersten Anmeldung zu ändern.
Diagnose und Pilot. Starten Sie die Dateidiagnose, bearbeiten Sie die gemeldeten Makros und Schriften und lassen Sie den Pilot von einem kleinen Team abnehmen.
Migration. Gehen Sie Dateien, E-Mails, Kalender und Kontakte anhand der eigenen Seiten in Etappen durch und bewahren Sie die Berichte des Importwerkzeugs auf.
Freigaben und Rechte. Legen Sie Teamordner, Gruppen und Freigaben neu an; prüfen Sie, wer was lesen oder bearbeiten darf.
Umstellung. Setzen Sie die alte Suite auf schreibgeschützt, kopieren Sie die letzten Änderungen, ändern Sie die MX-Einträge und verstärken Sie den Support in der ersten Woche.
Abschluss. Vergleichen Sie die Volumen, lassen Sie die Abnahme von den Teamleitungen unterzeichnen, aktualisieren Sie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, kündigen Sie dann die alte Suite und löschen Sie nicht mehr benötigte Konten.

Behalten Sie die alte Suite nach der Umstellung etwa zehn Tage lesend: Sie ist Ihr Sicherheitsnetz.
Bewahren Sie Importberichte und Ausgangsarchiv mit Datum auf: Sie sind Ihr Nachweis bei Streitigkeiten.
Denken Sie daran, die Betroffenen über den Werkzeugwechsel zu informieren und das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu aktualisieren (siehe DSGVO für eine Organisation).