Cambiare suite per ufficio in 30 giorni: il piano in quattro settimane

Un calendario realistico per passare dalla vecchia suite a Omnifloo Office, dall'inventario alla chiusura, senza fermare il lavoro.

Passo dopo passo

Settimana 1, inventario. Elenca chi usa cosa (file, posta, calendario, contatti, videochiamate, moduli), il volume dei file e i documenti con macro. Verifica che lo spazio di ogni account basti.
Settimana 1, diagnosi. Passa le cartelle alla diagnosi dei file (macro, collegamenti esterni, caratteri, formati vecchi) descritta in Strumenti per le organizzazioni e leggi il rapporto.
Settimana 2, pilota. Migra i file di un piccolo gruppo (file), apri dieci documenti rappresentativi e annota ogni differenza di impaginazione.
Settimana 2, presa in mano. Consegna ai partecipanti al pilota la tabella di corrispondenza delle funzioni e raccogli le loro domande prima della diffusione.
Settimana 3, file. Migra le cartelle di tutti i gruppi, a lotti, prima quelle in corso. La vecchia suite resta intatta e in lettura: la copia non cancella nulla.
Settimana 3, posta, calendario, contatti. Ognuno copia la propria casella (posta), il calendario e i contatti (calendario e contatti).
Settimana 4, passaggio. Il giorno stabilito, metti la vecchia suite in sola lettura, copia le ultime modifiche, reindirizza la posta e avvisa i corrispondenti dei nuovi indirizzi di condivisione.
Settimana 4, chiusura. Segui la lista di controllo dell'amministratore, tieni la vecchia suite in lettura per una decina di giorni, poi disdici.

Un privato può fare tutto in un fine settimana; il piano in quattro settimane è pensato per un gruppo o un'organizzazione.
Evita di fissare il passaggio in un giorno di forte attività (chiusura contabile, inizio dell'anno, scadenza).
Macro e file molto collegati richiedono tempo: vedi Macro e compatibilità.