Dos asociaciones reclaman la misma sala el mismo sábado, nadie recuerda si se devolvió la fianza del último alquiler, y se confirma una reserva para un número de personas que la sala no puede acoger con seguridad. Esta aplicación mantiene el calendario de reservas, la tarifa y las fianzas de las salas municipales, directamente en Omnifloo.
A quién va dirigida la aplicación
Para el servicio que alquila las salas de un ayuntamiento en Francia, desde el personal de recepción que recibe las solicitudes y sigue el calendario hasta el responsable que confirma las reservas, fija la tarifa y gestiona las fianzas.
Qué hace la aplicación
- Mantiene una ficha por sala con su dirección, capacidad, superficie y equipamiento, y comprueba esa capacidad en cada reserva.
- Aplica una tarifa por sala y por categoría de solicitante (asociación local, vecino, externo, empresa, servicio municipal), con una opción de gratuidad para las categorías que no pagan.
- Recupera automáticamente el importe de la tarifa al crear una reserva, dejando siempre la posibilidad de ajustarlo a mano para una decisión concreta.
- Rechaza la confirmación de una reserva si se solapa con otra reserva ya confirmada o finalizada en la misma sala, señalando la ocupación en conflicto.
- Rechaza el registro de una reserva si el número de asistentes declarado supera la capacidad registrada de la sala.
- Controla la fianza recibida y devuelta, los daños constatados si los hay, y el informe de estado de entrada y salida en texto libre.
En el día a día
- Registra cada sala con su capacidad real y, si tu municipio la exige, el importe de la fianza.
- Construye la tarifa de cada sala, con una línea por categoría de solicitante.
- Registra una solicitud de reserva: varias solicitudes para el mismo horario siguen siendo posibles mientras ninguna esté confirmada.
- Confirma la reserva elegida: es en ese momento cuando se aplica el control de solapes.
- Cierra el alquiler una vez finalizado: si se recibió una fianza y no se ha devuelto ni se ha cubierto con daños constatados, se rechaza el cierre.
Lo que la aplicación no hace
- No aplica automáticamente la tarifa de fin de semana: se puede introducir como dato de la tarifa, pero el importe calculado al reservar sigue usando el de la jornada laboral; ajústalo a mano si tu tarifa distingue ambos casos.
- No ofrece reserva en línea para los vecinos ni pago a distancia.
- No cobra: el importe se registra, pero su recaudación corresponde a la administración de ingresos del municipio.
- No ofrece un plano de la sala ni la gestión del material prestado.
- No genera un convenio de cesión en formato PDF.
Para empezar
Inventaría tus salas con la capacidad fijada por la comisión de seguridad, no una cifra de comodidad, y prepara la tarifa aprobada por categoría de solicitante para cada una antes de abrir las reservas.
Para ir más lejos
Para saber si esta aplicación encaja con tu actividad y cómo activarla, compara los planes o escríbenos.