Deux associations réclament la même salle le même samedi, personne ne se souvient si la caution de la dernière location a été rendue, et une réservation confirmée est acceptée pour un effectif que la salle ne peut pas recevoir en sécurité. Cette application tient le planning, la grille tarifaire et les cautions des salles municipales, directement dans Omnifloo.
À qui s’adresse l’application
Au service qui loue les salles d’une commune en France, de l’agent d’accueil qui reçoit les demandes et suit le planning au responsable qui confirme les réservations, fixe la grille tarifaire et gère les cautions.
Ce que fait l’application
- Tient une fiche par salle avec son adresse, sa capacité, sa surface et ses équipements, et vérifie cette capacité à chaque réservation.
- Applique une grille tarifaire par salle et par catégorie de demandeur (association de la commune, habitant, extérieur, entreprise, service municipal), avec une case « gratuit » pour les catégories qui ne paient pas.
- Reprend automatiquement le montant de la grille à la création d’une réservation, tout en le laissant modifiable à la main pour une décision particulière.
- Refuse la confirmation d’une réservation si elle chevauche une autre réservation déjà confirmée ou terminée sur la même salle, en nommant l’occupation en conflit.
- Refuse l’enregistrement d’une réservation si l’effectif annoncé dépasse la capacité retenue pour la salle.
- Suit la caution reçue et restituée, la dégradation constatée le cas échéant, et l’état des lieux d’entrée et de sortie en texte libre.
Au quotidien
- Déclarez chaque salle avec sa capacité réelle et, si votre commune en demande une, le montant de caution.
- Construisez la grille tarifaire de chaque salle, avec une ligne par catégorie de demandeur.
- Enregistrez une demande de réservation : plusieurs demandes pour le même créneau restent possibles tant qu’aucune n’est confirmée.
- Confirmez la réservation retenue : c’est à ce moment que le contrôle de chevauchement s’applique.
- Clôturez la location une fois terminée : si une caution a été reçue et n’est ni restituée ni couverte par une dégradation constatée, la clôture est refusée.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle n’applique pas automatiquement le tarif du week-end : il se saisit comme une donnée de la grille, mais le montant calculé à la réservation reprend celui de la journée — à corriger à la main si votre grille distingue les deux.
- Elle n’ouvre pas de réservation en ligne pour l’habitant ni de paiement à distance.
- Elle n’encaisse pas : le montant est enregistré, sa perception relève de la régie de recettes de la commune.
- Elle ne propose ni plan de salle ni gestion du matériel prêté.
- Elle n’édite pas de convention de mise à disposition en PDF.
Pour démarrer
Recensez vos salles avec la capacité retenue par la commission de sécurité, pas un confort d’usage, et préparez la grille tarifaire votée par catégorie de demandeur pour chacune avant d’ouvrir les réservations.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.