Una carpeta compartida, pruebas archivadas por fecha de entrega en lugar de por indicador, y nadie capaz de encontrarlas el día de la auditoría: así es el día a día de muchos centros de formación franceses. Esta aplicación reúne el referencial de calidad y sus pruebas, e impide declarar un dossier listo mientras no lo esté de verdad.
A quién va dirigida la aplicación
Para el responsable de calidad de un centro de formación, un centro de formación de aprendices, un centro de evaluación de competencias o un organismo de validación de la experiencia laboral, en Francia, que prepara una auditoría del referencial nacional de calidad.
Qué hace la aplicación
- Recoge el referencial nacional de calidad, sus criterios e indicadores numerados, con su ámbito ajustable según tus actividades.
- Vincula a cada indicador una o varias pruebas fechadas, con una antigüedad máxima a partir de la cual un documento deja de contar, incluso sin fecha de caducidad.
- Calcula, el día en que lo consultas, la cobertura de cada indicador — cubierto, parcial o no cubierto — con el motivo de la carencia escrito con claridad.
- Se niega a declarar un dossier de auditoría listo mientras un indicador aplicable no esté cubierto o una reclamación siga sin un tratamiento escrito, enumerando lo que falta.
- Registra las reclamaciones con su acuse de recibo, su tratamiento escrito y su plazo, medido frente al que tú mismo has fijado.
- Hace seguimiento de los formadores e intervinientes — sus ámbitos, sus pruebas de competencia y la fecha de su última evaluación.
- Imprime un dossier de auditoría, criterio por criterio e indicador por indicador, que incluso menciona las pruebas descartadas y su motivo.
En el día a día
- Retoma el referencial: copia los textos oficiales, ajusta el ámbito aplicable a tus actividades, el número de pruebas esperadas y la antigüedad máxima por indicador.
- Añade las pruebas a medida que llegan, cada una con su fecha de documento, su periodo de validez si lo tiene y los indicadores que cubre, y valídala.
- Trata cada reclamación recibida: acuse de recibo, tratamiento escrito y lo que ha cambiado, antes de poder cerrarla.
- Mantén al día la vigilancia y las evaluaciones de los formadores, escribiendo lo que cada acción de vigilancia ha cambiado realmente.
- Abre un dossier de auditoría e intenta declararlo listo: si se rechaza, se te indica exactamente lo que queda por resolver.
Lo que la aplicación no hace
- No certifica nada y no sustituye a ningún organismo certificador acreditado: la decisión de certificación le corresponde solo a él.
- No transmite electrónicamente ningún dossier, y no gestiona las sesiones de formación, las hojas de asistencia ni la facturación.
- No valora la calidad de una prueba: constata que existe, que está fechada y que sigue siendo válida, no que resulta convincente.
- El referencial nacional de calidad evoluciona por decreto y sus normas cambian: la aplicación no sustituye el asesoramiento de tu organismo certificador o de un experto en los puntos que aún deben confirmarse.
Para empezar
Copia el referencial vigente en tus indicadores, desmarca los que no entran en tu ámbito de actividad explicando por qué, y fija para cada uno el número de pruebas esperadas y la antigüedad máxima: son tus propios procedimientos, no umbrales impuestos. Por último, ajusta los dos roles, usuario y responsable de calidad, según quién aporta las pruebas y quién lleva los dossiers de auditoría.
Para ir más lejos
Para saber si esta aplicación encaja con tu actividad y cómo activarla, compara los planes o escríbenos.