Un classeur partagé, des preuves classées par date de dépôt plutôt que par indicateur, et personne qui les retrouve le jour de l’audit : c’est le quotidien de beaucoup d’organismes de formation en France. Cette application réunit le référentiel qualité, les preuves qui vont avec, et empêche de déclarer un dossier prêt tant qu’il ne l’est pas.
À qui s’adresse l’application
Au responsable qualité d’un organisme de formation, d’un centre de formation d’apprentis, d’un centre de bilan de compétences ou d’un organisme de validation des acquis de l’expérience, en France, qui prépare un audit du référentiel national qualité.
Ce que fait l’application
- Porte le référentiel national qualité, ses critères et ses indicateurs numérotés, avec leur périmètre réglable selon vos activités.
- Rattache à chaque indicateur une ou plusieurs preuves datées, avec une ancienneté maximale au-delà de laquelle un document ne compte plus, même sans date de fin.
- Calcule, au jour où vous regardez, la couverture de chaque indicateur — couvert, partiel ou non couvert — avec le motif de l’écart écrit en clair.
- Refuse de déclarer un dossier d’audit prêt tant qu’un indicateur applicable n’est pas couvert ou qu’une réclamation reste sans traitement écrit, en énumérant ce qui manque.
- Enregistre les réclamations avec leur accusé de réception, leur traitement écrit et leur délai, mesuré face à celui que vous vous êtes fixé.
- Suit les intervenants — leurs domaines, leurs preuves de compétence et la date de leur dernière évaluation.
- Édite un dossier d’audit imprimable, critère par critère et indicateur par indicateur, qui mentionne même les preuves écartées et leur raison.
Au quotidien
- Reprenez le référentiel : recopiez les libellés officiels, réglez le périmètre applicable à vos activités, le nombre de preuves attendues et l’ancienneté maximale par indicateur.
- Déposez les preuves au fil de l’eau, chacune avec sa date de document, sa période de validité éventuelle et les indicateurs qu’elle couvre, puis validez-la.
- Traitez chaque réclamation reçue : accusé de réception, traitement écrit et ce qu’il a changé, avant de pouvoir la clore.
- Tenez à jour la veille et les évaluations des intervenants, en écrivant ce que chaque action de veille a réellement changé.
- Ouvrez un dossier d’audit et tentez de le déclarer prêt : le refus, s’il y en a un, vous dit exactement ce qu’il reste à régler.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne certifie rien et ne remplace aucun organisme certificateur accrédité : la décision de certification appartient à lui seul.
- Elle ne télétransmet aucun dossier et ne gère ni les sessions de formation, ni les émargements, ni la facturation.
- Elle ne juge pas la valeur d’une preuve : elle constate qu’elle existe, qu’elle est datée et qu’elle reste valable, pas qu’elle convainc.
- Le référentiel national qualité évolue par décret et ses règles changent : l’application ne remplace pas le conseil de votre organisme certificateur ou d’un expert sur les points qui restent à confirmer.
Pour démarrer
Recopiez le référentiel en vigueur sur vos indicateurs, décochez ceux qui ne relèvent pas de votre périmètre d’activité en écrivant pourquoi, puis fixez pour chacun le nombre de preuves attendues et l’ancienneté maximale : ce sont vos propres procédures, pas des seuils imposés. Réglez enfin les deux rôles, utilisateur et responsable qualité, selon qui dépose les preuves et qui tient les dossiers d’audit.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.