Los adjuntos de la gestión viven por un lado, los documentos de la empresa viven en Microsoft 365 por otro, y entre ambos alguien copia a mano, y se olvida. Esta aplicación deposita automáticamente cada adjunto en tu espacio OneDrive o SharePoint, en una carpeta por registro.
A quién va dirigida la aplicación
Para empresas que ya usan Microsoft 365 para sus documentos y quieren que los adjuntos añadidos a un expediente de cliente, un pedido o una factura acaben allí automáticamente, sin volver a introducirlos.
Qué hace la aplicación
- Deposita cada adjunto en una carpeta propia de su registro, según una estructura que tú eliges, bajo una carpeta raíz que nunca se sobrepasa.
- Sanea los nombres de carpeta antes del envío, para evitar caracteres no permitidos e intentos de salir de la carpeta raíz.
- Renueva el token de acceso antes de que caduque, y detecta una caducidad definitiva para detener la cola en lugar de agotarse en intentos inútiles.
- Respeta un límite de frecuencia señalado por Microsoft 365 pausando la cola hasta el plazo indicado, y la reanuda por sí sola.
- Deja la elección, por conexión, de conservar el archivo remoto, moverlo a la papelera o eliminarlo cuando el adjunto desaparece de la gestión.
- Señala, sin relanzarla nunca por sí sola, una tarea cuyo resultado real queda incierto, para que una decisión humana evite cualquier duplicado.
En el día a día
- Crea la conexión con las credenciales de la aplicación registrada en Microsoft, la carpeta raíz y la estructura deseada.
- Elige los tipos de registro seguidos: ninguno se sigue por defecto, para evitar un depósito masivo no deseado.
- Comprueba el acceso con el botón de prueba, que consulta realmente tu espacio Microsoft 365 y confirma que la conexión responde.
- Añade un adjunto a un registro seguido: se envía en el siguiente paso de la cola, o de inmediato con la acción manual.
- Vigila la pantalla de archivos depositados y la de la cola para detectar una tarea huérfana o un token que renovar.
Lo que la aplicación no hace
- No deposita archivos de más de cuatro megabytes: el archivo permanece en tu gestión, intacto, y la tarea indica por qué.
- No recupera en la gestión los archivos creados directamente desde Microsoft 365, y no sincroniza en ambos sentidos.
- Supone una instalación que permite llamadas salientes a Internet; algunas ofertas alojadas no lo permiten.
Para empezar
Prepara en Microsoft el registro de la aplicación, su secreto y el consentimiento del administrador, localiza el identificador del sitio y de la unidad de destino, y haz tu primera puesta en marcha sobre una carpeta de prueba y no sobre tus documentos habituales: el editor indica que esta aplicación no ha sido probada contra un espacio Microsoft 365 real, habiéndose verificado su lógica con respuestas registradas conformes a la documentación oficial.
Para ir más lejos
Para saber si esta aplicación encaja con tu actividad y cómo activarla, compara los planes o escríbenos.