Les pièces jointes de la gestion vivent d’un côté, les documents de l’entreprise vivent dans Microsoft 365 de l’autre, et entre les deux quelqu’un recopie à la main — et oublie. Cette application dépose automatiquement chaque pièce jointe dans votre espace OneDrive ou SharePoint, dans un dossier par enregistrement.
À qui s’adresse l’application
Aux entreprises qui utilisent déjà Microsoft 365 pour leurs documents et veulent que les pièces jointes ajoutées à un dossier client, une commande ou une facture s’y retrouvent automatiquement, sans ressaisie.
Ce que fait l’application
- Dépose chaque pièce jointe dans un dossier propre à son enregistrement, selon une arborescence que vous choisissez, sous un dossier racine qui n’est jamais dépassé.
- Assainit les noms de dossier avant l’envoi, pour éviter les caractères refusés et les tentatives de sortir du dossier racine.
- Renouvelle le jeton d’accès avant son expiration, et détecte une expiration définitive pour arrêter la file plutôt que de s’épuiser en tentatives inutiles.
- Respecte une limite de débit signalée par Microsoft 365 en mettant la file en pause jusqu’au délai indiqué, puis la reprend d’elle-même.
- Laisse le choix, par connexion, de conserver le fichier distant, de le mettre à la corbeille ou de le supprimer quand la pièce jointe disparaît de la gestion.
- Signale, sans jamais la relancer seule, une tâche dont le résultat réel est resté incertain, pour qu’une décision humaine évite tout doublon.
Au quotidien
- Créez la connexion avec les identifiants de l’application déclarée côté Microsoft, le dossier racine et l’arborescence souhaitée.
- Choisissez les modèles d’enregistrement suivis : aucun n’est suivi par défaut, pour éviter un dépôt massif non voulu.
- Vérifiez l’accès avec le bouton d’essai, qui interroge réellement votre espace Microsoft 365 et confirme que la connexion répond.
- Déposez une pièce jointe sur un enregistrement suivi : elle part au passage suivant de la file, ou immédiatement par l’action manuelle.
- Surveillez l’écran des fichiers déposés et celui de la file pour repérer une tâche orpheline ou un jeton à renouveler.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne dépose pas les fichiers de plus de quatre mégaoctets : le fichier reste dans votre gestion, intact, et la tâche dit pourquoi.
- Elle ne rapatrie pas dans la gestion les fichiers créés directement depuis Microsoft 365, et ne synchronise pas dans les deux sens.
- Elle suppose une installation qui autorise les appels sortants vers Internet ; certaines offres hébergées ne le permettent pas.
Pour démarrer
Préparez côté Microsoft l’inscription de l’application, son secret et le consentement administrateur, retrouvez l’identifiant du site et du lecteur visés, puis faites votre première mise en service sur un dossier d’essai plutôt que sur vos documents courants : l’éditeur signale que cette application n’a pas été éprouvée contre un espace Microsoft 365 réel, sa logique étant vérifiée sur des réponses enregistrées conformes à la documentation officielle.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.