L’Office appelle et demande où en est votre francisation, exactement. Un dossier qui tient sur des échéances calculées mais sans savoir combien de documents restent dans une autre langue, ni qui s’en charge, ne répond pas à cette question. Cette application s’installe sur le dossier déjà ouvert au Québec et ajoute l’inventaire, le programme et les rapports.
À qui s’adresse l’application
Aux entreprises établies au Québec soumises à la Loi 96 sur la langue française, et déjà engagées dans une démarche de francisation avec le dossier gratuit : le responsable de la francisation ou la direction, qui doit répondre à l’Office québécois de la langue française (OQLF) et parfois joindre une pièce à une soumission publique.
Ce que fait l’application
- Tient l’inventaire de ce qui reste à franciser — documents de travail, affichage, logiciels, contrats — avec le service concerné, le responsable nommé et l’état de chaque ligne.
- Distingue les documents réellement traités de ceux déclarés « sans objet », pour que l’avancement affiché ne confonde pas les deux.
- Écrit le programme de francisation sous forme de mesures datées, avec leur échéance et leur responsable, et calcule l’avancement sur les documents rattachés quand il y en a.
- Prépare le rapport de mise en œuvre et le rapport triennal à partir des intervalles paramétrés, et consigne la date et la référence du dépôt une fois celui-ci fait à la main sur le Portail OQLF.
- Prépare la pièce — attestation d’inscription ou certificat — à joindre à une soumission publique, à partir du dossier déjà ouvert.
- Alerte le responsable de la francisation une seule fois par échéance, jamais chaque nuit.
Au quotidien
- Tenez à jour l’inventaire des documents, affichages et logiciels encore dans une autre langue, avec un responsable et une échéance visée par ligne.
- Rattachez chaque ligne à une mesure du programme pour qu’elle apparaisse dans l’échéancier.
- Créez un rapport, laissez l’application rassembler les mesures et documents de la période, puis complétez les faits marquants avant de le marquer prêt à déposer.
- Déposez le rapport à la main sur le Portail OQLF, puis revenez consigner la date et la référence du dépôt.
- Pour une soumission publique, préparez la pièce depuis le dossier : l’assistant demande la pièce voulue, l’appel d’offres et l’organisme.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne dépose rien à votre place : l’Office québécois de la langue française n’ouvre aucune interface de dépôt automatique, l’inscription et le dépôt se font à la main sur le Portail OQLF.
- Elle ne conclut pas : elle compte ce qui est traité et signale les échéances dépassées, mais ne dit jamais si le programme est suffisant ni si l’entreprise est en règle.
- Elle ne traduit aucun document et ne valide la qualité d’aucun français.
- Elle n’a pas été éprouvée en production : aucun rapport produit par l’application n’a été déposé sur le Portail OQLF selon les sources lues.
- Elle ne remplace pas le conseil de l’Office québécois de la langue française ou d’un conseiller juridique au Québec : les règles de la Loi 96 et leurs échéances peuvent évoluer, et c’est à vous de les vérifier auprès de l’organisme compétent.
Édition gratuite et édition complète
L’édition gratuite tient déjà les relevés d’effectif, le dossier auprès de l’Office avec ses échéances calculées, et le comité de francisation — membres, réunions, procès-verbaux. L’édition complète s’installe par-dessus sans rien faire perdre, et ajoute l’inventaire détaillé des documents et de l’affichage, les mesures du programme, les rapports imprimables et les pièces de soumission publique.
Pour démarrer
Assurez-vous d’abord que le dossier gratuit est en service, avec vos constats d’effectif et les dates réelles du dossier auprès de l’Office. Ouvrez ensuite l’inventaire des documents à franciser, rattachez chaque ligne à une mesure du programme, et relisez les valeurs réglementaires paramétrées avant de produire un premier rapport.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.