Tenir les moyennes sur un tableur, recompter les absences à la main, relancer une famille en retard de paiement sans savoir qui l’a déjà fait : le quotidien d’une direction d’école privée hors contrat ou associative en France. Cette application réunit les dossiers élèves, les notes, les absences et les frais de scolarité.
À qui s’adresse l’application
Aux directions et aux secrétariats d’écoles privées hors contrat ou associatives en France, qui veulent réunir dans un seul outil les dossiers élèves, les classes, les notes, les absences et la facturation des frais de scolarité.
Ce que fait l’application
- Tient un dossier par élève, avec ses responsables légaux, un payeur et des contacts d’urgence.
- Contrôle l’effectif maximal d’une classe à la confirmation d’une inscription, et refuse le chevauchement de deux inscriptions actives du même élève.
- Calcule une moyenne pondérée par matière et par trimestre, et une moyenne générale sur la fiche de l’élève, à partir des notes et de leur coefficient.
- Enregistre les absences et les retards, avec un motif qui marque l’absence justifiée, sans aucun effet sur les frais de scolarité.
- Résout le montant annuel des frais de scolarité depuis une grille tarifaire, ou le reçoit saisi directement, puis génère l’échéancier mensuel ou trimestriel.
- Facture chaque échéance venue à terme, automatiquement chaque nuit ou manuellement, en facture brouillon à valider.
- Programme une relance pour le secrétariat sur une échéance impayée après un délai de grâce, sans jamais contacter la famille elle-même.
Au quotidien
- Créez le dossier de l’élève avec au moins un responsable légal, puis inscrivez-le dans une classe de l’année scolaire.
- Les enseignants saisissent les notes par matière et par trimestre, et enregistrent les absences et les retards de leur classe.
- Le secrétariat établit l’échéancier de frais de scolarité de l’élève, résolu depuis une grille ou saisi directement.
- Chaque échéance venue à terme est facturée automatiquement, ou manuellement si le secrétariat préfère déclencher la facture.
- Le secrétariat traite les relances d’impayés programmées par l’application, puis imprime relevés de notes, états d’absences et liste des impayés selon le besoin.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne produit pas de livret scolaire numérique conforme aux formats de l’Éducation nationale, ni de cahier de textes ou de gestion pédagogique avancée.
- Elle ne télédéclare aucun effectif aux autorités académiques et ne gère pas la cantine ni le périscolaire.
- Un enseignant n’a aucun accès aux frais de scolarité ni à la facturation des familles : ce n’est pas qu’un menu caché, le droit sur ces données lui est refusé.
- Elle n’offre pas de conformité RGPD clé en main : elle fournit les champs de purge calculée depuis une durée de conservation paramétrable, mais la base légale et l’information des familles restent de la responsabilité de l’établissement.
- L’application n’écrit jamais d’elle-même à une famille en retard de paiement : le courriel, le téléphone ou le courrier restent un geste humain du secrétariat.
Édition gratuite et édition complète
L’édition gratuite porte déjà les dossiers élèves, les classes et leurs effectifs, les absences avec alerte sur les absences répétées non justifiées, les notes et le bulletin de trimestre en PDF, sans limite de durée. L’édition complète s’installe par-dessus sans rien faire perdre, et ajoute l’échéancier de frais de scolarité, la facturation et la relance des impayés, avec le cloisonnement des droits entre enseignants et secrétariat.
Pour démarrer
Créez les classes de l’année scolaire en cours, inscrivez les élèves avec leurs responsables légaux, puis construisez si besoin une grille tarifaire des frais de scolarité avant de régler le délai de grâce et le nombre maximal de relances d’impayés.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.