Un número de IVA que comprobar antes de firmar, un administrador que identificar antes de abrir un expediente, una cadena de titulares reales que nunca suma el cien por cien: el abogado, el administrador de fincas, el agente inmobiliario o el asesor contable debe demostrar su vigilancia antes incluso de aceptar un cliente, y demostrarla de nuevo años después. Esta aplicación consulta registros públicos gratuitos para cada expediente, deja constancia de la diligencia que exige la ley, y nunca emite ella misma un veredicto sobre una persona.
A quién va dirigida la aplicación
Para profesionales regulados en Francia obligados a realizar una verificación de contraparte antes de entrar en relación de negocios — abogados, administradores de fincas, agentes inmobiliarios, asesores contables — sujetos al reglamento interno de su profesión sobre conflicto de intereses y al código monetario y financiero francés sobre la lucha contra el blanqueo de capitales.
Qué hace la aplicación
- Comprueba en registros públicos gratuitos la validez de un número de IVA intracomunitario europeo, la identidad y el estado — activa o cesada — de una empresa, sus administradores declarados, la normalización de una dirección francesa y los procedimientos de insolvencia publicados, cada uno con una comprobación fechada que cita su fuente.
- Hace que una comprobación vuelva a ser « no verificada » al superar su propia fecha de validez, distinta para cada tipo de verificación, en lugar de dejar creer que la información sigue vigente.
- Detecta automáticamente si una parte contraria ya ha sido cliente del despacho, y bloquea la entrada en relación mientras ese conflicto de intereses no se levante y se justifique.
- Calcula el nivel de vigilancia (simplificada, estándar o reforzada) a partir de los criterios de riesgo que tú mismo marcas, y bloquea la entrada en relación mientras no se completen las medidas reforzadas exigidas.
- Sigue la cadena de titulares reales de una persona jurídica con sus porcentajes de participación, y bloquea la entrada en relación mientras queden participaciones sin contabilizar.
- Calcula la fecha en la que el expediente deberá eliminarse, cinco años después del fin de la relación de negocios.
- Registra la existencia, la fecha y el autor de una declaración de sospecha, nunca su contenido, visible solo para el responsable de cumplimiento.
En el día a día
- Abre un expediente para la contraparte, indicando si se trata de una persona física o jurídica.
- Introduce el número de IVA, el SIREN o SIRET y la dirección a verificar, y consulta los registros públicos.
- Si hay una parte contraria implicada, indícala: un conflicto de intereses ya conocido por el despacho aparece por sí solo.
- Marca los criterios de riesgo según tu criterio profesional; el nivel de vigilancia se calcula, y las medidas reforzadas aparecen si es necesario.
- Para una persona jurídica, completa la cadena de titulares reales hasta que todas las participaciones conocidas queden contabilizadas, y entra en relación.
Lo que la aplicación no hace
- No consulta ninguna lista de sanciones, ningún registro oficial de titulares reales ni ninguna base de personas políticamente expuestas: ninguna es pública y gratuita, y esos criterios siguen siendo responsabilidad tuya.
- No concluye nunca: ninguna comprobación de los registros públicos se convierte en una puntuación o una recomendación, y ninguna bloquea por sí sola la entrada en relación.
- No presenta ninguna declaración ante el organismo de lucha contra el blanqueo: la presentación sigue siendo externa, solo registra que existe.
- No gestiona la carta de encargo, la facturación ni el expediente del cliente en sí: es un control previo y su registro, no un expediente de cliente.
- No sustituye el asesoramiento de tu colegio profesional, de tu organismo supervisor o de un abogado sobre el alcance de tus obligaciones: las normas de vigilancia y de conflicto de intereses pueden cambiar.
Para empezar
Reúne, para cada expediente, el número de IVA intracomunitario, el SIREN o SIRET y la dirección de la contraparte a verificar. Define quién, en el despacho, asume el papel de responsable de cumplimiento antes de abrir tus primeros expedientes.
Para ir más lejos
Para saber si esta aplicación encaja con tu actividad y cómo activarla, compara los planes o escríbenos.