Una subvención federal estadounidense no se reduce a un importe recibido: hay que seguir un presupuesto dividido en partidas, vincular cada gasto a la línea correcta, vigilar un periodo con un inicio y un final, y preparar estados financieros en plazos determinados. Esta aplicación mantiene ese expediente, para los organismos que reciben una concesión federal en Estados Unidos.
A quién va dirigida la aplicación
Para organismos establecidos en Estados Unidos que reciben una o varias concesiones federales — asociaciones, administraciones locales, instituciones — y que deben seguir su presupuesto, sus gastos y, en su caso, sus propios subbeneficiarios conforme a las normas federales estadounidenses. Esta aplicación está construida alrededor de esa normativa: no está destinada a una subvención recibida en otro país.
Qué hace la aplicación
- Mantiene el registro de cada concesión: identificadores federales, agencia, periodo de ejecución, parte federal y contrapartida exigida, con un aviso sobre los periodos vencidos.
- Divide el presupuesto por partidas y vincula cada gasto a una de ellas, con la parte federal introducida por separado del importe total.
- Señala un gasto que cae fuera del periodo de ejecución o una partida que se sobrepasa, sin rechazar nunca el registro ni decidir la elegibilidad en tu lugar.
- Calcula, en su edición completa, los costes indirectos según un tipo negociado o un tipo de minimis, sobre una base que compones línea por línea.
- Mantiene, en su edición completa, el registro de la contrapartida y de los subbeneficiarios, con sus menciones obligatorias y el recuento de las que aún faltan.
- Prepara, en su edición completa, las hojas de trabajo de los estados financieros periódicos, con su plazo calculado automáticamente a partir del periodo elegido.
En el día a día
- Registra la concesión con sus identificadores federales, su periodo de ejecución y su presupuesto dividido por partidas.
- Vincula cada gasto a su partida, introduciendo la parte federal por separado del importe total.
- Anota regularmente un punto de avance: una tasa declarativa y un informe, fechados.
- En la edición completa, mantén al día la contrapartida, los subbeneficiarios y sus actuaciones de seguimiento a lo largo del ejercicio.
- En el plazo, traslada los importes del registro a la hoja de trabajo del estado financiero, revísalos y luego cópialos en el formulario oficial.
Lo que la aplicación no hace
- Nunca decide que un gasto es elegible o que una aportación de contrapartida es aceptable: cuenta, señala, no concluye.
- No determina que se deba una auditoría: suma las partes federales que conoce y las compara con un umbral configurado, dejando un campo para lo que no puede contar.
- No presenta ni firma nada ante una agencia federal: sus hojas de estado financiero son hojas de trabajo, que deben revisarse antes de copiarlas en el formulario oficial.
- No se ha probado con una presentación real ante una agencia federal: haz que tu asesor revise un primer expediente antes de confiar en ella.
- Los valores reglamentarios federales estadounidenses cambian: no sustituye el asesoramiento de tu asesor ni el de la agencia federal competente.
Edición gratuita y edición completa
La edición gratuita ya mantiene el registro de las concesiones, su periodo de ejecución, su presupuesto por partidas, los gastos vinculados y los puntos de avance. La edición completa se instala encima sin perder nada, y añade los costes indirectos, la contrapartida, los subbeneficiarios y su seguimiento, los libramientos de fondos, las hojas de trabajo de los estados financieros periódicos, la constatación del umbral de auditoría y las conexiones a los servicios federales públicos.
Para empezar
Reúne primero el aviso de concesión de cada subvención y su desglose presupuestario oficial. Comprueba después, con tu asesor, los valores reglamentarios vigentes para tu ejercicio: cambian y no deben quedarse en los de un año anterior. Registra por último la concesión y su presupuesto, y vincula los gastos a medida que se produzcan.
Para ir más lejos
Para saber si esta aplicación encaja con tu actividad y cómo activarla, compara los planes o escríbenos.