Une subvention fédérale américaine ne se résume pas à un montant reçu : il faut suivre un budget découpé en postes, rattacher chaque dépense à la bonne ligne, surveiller une période qui a un début et une fin, et préparer des états financiers à des échéances précises. Cette application tient ce dossier, pour les organismes qui reçoivent une attribution fédérale aux États-Unis.
À qui s’adresse l’application
Aux organismes établis aux États-Unis qui reçoivent une ou plusieurs attributions fédérales — associations, collectivités, établissements — et qui doivent suivre leur budget, leurs dépenses et, le cas échéant, leurs propres sous-bénéficiaires selon les règles fédérales américaines. Cette application est construite autour de cette réglementation : elle ne s’adresse pas à une subvention reçue dans un autre pays.
Ce que fait l’application
- Tient le registre de chaque attribution : identifiants fédéraux, agence, période de performance, part fédérale et contrepartie exigée, avec un drapeau sur les périodes échues.
- Découpe le budget par postes et y rattache chaque dépense, avec la part fédérale saisie séparément du montant total.
- Signale une dépense sortie de la période de performance ou un poste dépassé, sans jamais refuser la saisie ni décider à votre place de l’éligibilité.
- Calcule, dans son édition complète, les coûts indirects selon un taux négocié ou un taux forfaitaire, sur une base que vous composez ligne par ligne.
- Tient, dans son édition complète, le registre de la contrepartie et des sous-bénéficiaires, avec leurs mentions obligatoires et le compte de celles qui manquent encore.
- Prépare, dans son édition complète, les feuilles de travail des états financiers périodiques, avec leur échéance calculée automatiquement à partir de la période choisie.
Au quotidien
- Enregistrez l’attribution avec ses identifiants fédéraux, sa période de performance et son budget découpé par postes.
- Rattachez chaque dépense à son poste, en saisissant la part fédérale séparément du montant total.
- Notez régulièrement un point d’avancement : un taux déclaratif et un compte rendu, datés.
- Dans l’édition complète, tenez à jour la contrepartie, les sous-bénéficiaires et leurs actes de suivi au fil de l’exercice.
- À l’échéance, reprenez les montants du registre sur la feuille de travail de l’état financier, relisez-les, puis recopiez-les sur le formulaire officiel.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne décide jamais qu’une dépense est éligible ou qu’un apport en contrepartie est recevable : elle compte, elle signale, elle ne conclut pas.
- Elle ne détermine pas qu’un audit est dû : elle additionne les parts fédérales qu’elle connaît et les compare à un seuil paramétré, en laissant un champ pour ce qu’elle ne sait pas compter.
- Elle ne transmet et ne signe rien auprès d’une agence fédérale : ses feuilles d’état financier sont des feuilles de travail, à relire avant de les recopier sur le formulaire officiel.
- Elle n’a pas été éprouvée par un dépôt réel auprès d’une agence fédérale : faites vérifier un premier dossier par votre conseil avant de vous y fier.
- Les valeurs réglementaires fédérales américaines changent : elle ne remplace pas l’avis de votre conseil ni celui de l’agence fédérale compétente.
Édition gratuite et édition complète
L’édition gratuite tient déjà le registre des attributions, leur période de performance, leur budget par postes, les dépenses rattachées et les points d’avancement. L’édition complète s’installe par-dessus sans rien faire perdre, et ajoute les coûts indirects, la contrepartie, les sous-bénéficiaires et leur suivi, les tirages de fonds, les feuilles de travail des états financiers périodiques, le constat de seuil d’audit et les connexions aux services fédéraux publics.
Pour démarrer
Rassemblez d’abord l’avis d’attribution de chaque subvention et son découpage budgétaire officiel. Vérifiez ensuite, avec votre conseil, les valeurs réglementaires en vigueur pour votre exercice — elles changent et ne doivent pas rester celles d’une année antérieure. Enregistrez enfin l’attribution, son budget, puis rattachez les dépenses au fur et à mesure.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.