Una exportación a Excel que se abre bien, pero cuyas fechas son texto, cuyos importes son números sin moneda y cuyo total de la lista simplemente ha desaparecido: el formato se rehace a mano, cada semana, y nadie cuenta el tiempo que cuesta. Esta aplicación exporta una lista a un libro real, con formato, cuya fila de totales sigue funcionando cuando filtras.
A quién va dirigida la aplicación
A cualquiera que extraiga regularmente una lista — contactos, pedidos, facturas, artículos — para leerla o enviarla en una hoja de cálculo. Conviene especialmente a quien después envía ese archivo a un asesor, un socio o un cliente, y quiere que el formato se mantenga sin retoques.
Qué hace la aplicación
- Escribe cada columna con el tipo que le corresponde: una fecha real y ordenable, un importe con su moneda, una casilla «Sí» o «No» en lugar de un texto técnico.
- Añade una fila de totales escrita como fórmula, que se recalcula automáticamente cuando filtras las filas visibles en el libro.
- Fija la fila de encabezado y coloca los menús de filtro, para poder leer y ordenar el libro sin ajustar nada a mano.
- Recuerda una plantilla de exportación por tipo de lista — columnas elegidas, orden, títulos y totales — y coloca esa plantilla directamente en el menú de acciones de la lista correspondiente.
- Avisa en pantalla, antes de la descarga, cuando una columna monetaria mezcla varias monedas, en lugar de mostrar un formato que solo corresponde a una parte.
- Recurre a un archivo sencillo, con un aviso que lo indica con claridad, si falta en el servidor la biblioteca necesaria para el libro con formato.
En el día a día
- Crea una plantilla de exportación para el tipo de lista correspondiente: nombre, columnas elegidas en el orden deseado, títulos y totales.
- Coloca esa plantilla en el menú de acciones de la lista: a partir de ahora aparece ahí para todo el mundo.
- Desde la lista, marca las filas que quieras, abre el menú de acciones y elige la entrada de exportación que corresponda a tu plantilla.
- Genera el libro y descárgalo: la ventana recuerda la plantilla elegida y el número de filas antes de generarlo.
- En Excel, filtra una columna y observa la fila de totales: se recalcula solo con las filas que quedan visibles.
Lo que la aplicación no hace
- No añade una hoja de cálculo a tus pantallas: exporta a Excel, no reproduce una hoja de cálculo dentro del navegador.
- No crea ninguna tabla dinámica: el libro reproduce tu lista, columna por columna.
- No vuelve a importar un libro una vez modificado en Excel: los cambios hechos en el archivo descargado nunca regresan a tus datos.
- No modifica ningún informe impreso existente: exporta una lista, nada más.
Para empezar
Identifica las listas que ya exportas cada mes y decide, para cada una, las columnas que conservar, su orden y los totales que tienen sentido. Crea una plantilla por tipo de lista, en lugar de una única plantilla para todo: esa decisión es la que hace aparecer la entrada de exportación en el sitio correcto, en el menú de acciones que ya utilizas.
Para ir más lejos
Para saber si esta aplicación encaja con tu actividad y cómo activarla, compara los planes o escríbenos.