Un export vers Excel qui ouvre bien, mais dont les dates sont du texte, les montants des nombres sans devise et le total de la liste a tout simplement disparu : la mise en forme se refait à la main, chaque semaine, et personne ne compte le temps que cela prend. Cette application exporte une liste vers un vrai classeur, mis en forme, dont la ligne de totaux continue de fonctionner quand on filtre.
À qui s’adresse l’application
À quiconque extrait régulièrement une liste — contacts, commandes, factures, articles — pour la lire ou la transmettre dans un tableur. Elle convient particulièrement à qui envoie ensuite ce fichier à un comptable, un associé ou un client, et veut que la mise en forme tienne sans retouche.
Ce que fait l’application
- Écrit chaque colonne avec le type qui lui correspond : une vraie date triable, un montant avec sa devise, une case « Oui » ou « Non » plutôt qu’un texte technique.
- Ajoute une ligne de totaux écrite en formule, qui se recalcule automatiquement quand vous filtrez les lignes visibles dans le classeur.
- Fige la ligne d’en-tête et pose les menus de filtre, pour qu’on puisse lire et trier le classeur sans rien régler soi-même.
- Garde en mémoire un modèle d’export par type de liste — colonnes choisies, ordre, titres et totaux — et pose ce modèle directement dans le menu d’actions de la liste concernée.
- Signale à l’écran, avant le téléchargement, qu’une colonne monétaire mélange plusieurs devises, plutôt que d’afficher un format qui n’en concerne qu’une partie.
- Se replie sur un fichier simple, avec un bandeau qui le dit clairement, si la bibliothèque nécessaire au classeur mis en forme manque sur le serveur.
Au quotidien
- Créez un modèle d’export pour le type de liste concerné : nom, colonnes choisies dans l’ordre voulu, titres et totaux.
- Posez ce modèle dans le menu d’actions de la liste : il y apparaît désormais pour tout le monde.
- Depuis la liste, cochez les lignes voulues, ouvrez le menu d’actions et choisissez l’entrée d’export correspondant à votre modèle.
- Produisez le classeur et téléchargez-le : la fenêtre rappelle le modèle retenu et le nombre de lignes avant de le produire.
- Dans Excel, filtrez une colonne et regardez la ligne de totaux : elle se recalcule sur les seules lignes encore visibles.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle n’ajoute pas un tableur dans vos écrans : elle exporte vers Excel, elle ne reproduit pas un tableur dans le navigateur.
- Elle ne construit aucun tableau croisé dynamique : le classeur reproduit votre liste, colonne par colonne.
- Elle ne réimporte pas un classeur modifié dans Excel : ce qui est changé dans le fichier téléchargé ne revient jamais dans vos données.
- Elle ne touche à aucun rapport imprimé existant : elle exporte une liste, rien d’autre.
Pour démarrer
Repérez les listes que vous exportez déjà chaque mois et décidez, pour chacune, les colonnes à garder, leur ordre et les totaux qui ont un sens. Créez un modèle par type de liste plutôt qu’un modèle unique pour tout : c’est ce choix qui fait apparaître l’entrée d’export au bon endroit, dans le menu d’actions que vous utilisez déjà.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.