Cada semana se acumulan en el correo las facturas de los proveedores y los tickets de gastos, y alguien tiene que volver a teclearlos uno a uno en la contabilidad. Esta aplicación lee el documento y prepara el apunte por ti, en unos segundos.
A quién va dirigida la aplicación
Para empresarios, contables y gestores de una empresa o de una asesoría que reciben con regularidad facturas de proveedores o tickets de gastos en PDF o en foto, y quieren dedicar menos tiempo a introducirlos a mano, línea a línea, para concentrarse en revisar las cifras en lugar de teclearlas.
Qué hace la aplicación
- Convierte un PDF o una foto en una factura de proveedor o en un gasto, en borrador: el documento se lee con un modelo de visión y se convierte en unos segundos.
- Busca al proveedor por número de IVA, después por correo electrónico y después por nombre, con la opción de crearlo si no existe.
- Recoge el número de factura, las fechas de factura y de vencimiento, la divisa, y cada línea con cantidad, precio unitario y tipo de IVA cotejado con tus propios impuestos.
- Vuelve a calcular los totales y deja una nota en el hilo de conversación si no coinciden, para que una cifra mal leída no pase desapercibida.
- Mantiene un registro de cada lectura, con su duración, los tokens consumidos y su estado, para seguir lo que el escaneo cuesta realmente con el servicio de lectura de documentos que utilices.
- Permite elegir el servicio de lectura de documentos y el modelo de visión, con tu propia clave de acceso.
En el día a día
- Elige el servicio de lectura de documentos e introduce tu propia clave de acceso en los ajustes.
- Decide qué se activa por sí solo: escaneo de facturas, de tickets de gastos, creación de proveedores desconocidos.
- Envía el documento al alias de correo del diario de compras, arrástralo al diario, o adjúntalo a un gasto.
- Revisa el documento en borrador, sobre todo la nota de discrepancia si los totales no coinciden.
- Consulta el registro de lecturas para seguir la duración y el coste de cada extracción.
Lo que la aplicación no hace
- Nunca valida una factura o un gasto: todo llega en borrador, bajo tu control.
- No proporciona ninguna clave de acceso al servicio de lectura de documentos: es la tuya, y su coste lo factura ese servicio, no nosotros.
- No concilia las facturas con los pedidos de compra ni con las recepciones de mercancía.
Para empezar
Consigue una clave de acceso con el servicio de lectura de documentos que prefieras, y decide qué documentos se leerán sin que tengas que intervenir. El alias de correo del diario de compras, si ya existe, puede recibir directamente las facturas que envíen tus proveedores, sin ninguna otra gestión por tu parte.
Para ir más lejos
Para saber si esta aplicación encaja con tu actividad y cómo activarla, compara los planes o escríbenos.