Chaque semaine, les factures des fournisseurs et les notes de frais s’accumulent dans la boîte de réception, et quelqu’un doit les ressaisir une à une dans la comptabilité. Cette application lit le document et prépare l’écriture à votre place, en quelques secondes.
À qui s’adresse l’application
Aux dirigeants, comptables et gestionnaires d’une entreprise ou d’un cabinet qui reçoivent régulièrement des factures fournisseurs ou des notes de frais en PDF ou en photo, et qui veulent réduire le temps passé à les ressaisir à la main, ligne après ligne, pour se concentrer sur la vérification plutôt que sur la saisie.
Ce que fait l’application
- Transforme un PDF ou une photo en facture fournisseur ou en note de frais, en brouillon : le document est lu par un modèle de vision puis converti en quelques secondes.
- Recherche le fournisseur par numéro de TVA, puis par e-mail, puis par nom, avec création possible s’il est inconnu.
- Reprend le numéro de facture, les dates de facture et d’échéance, la devise, puis chaque ligne avec quantité, prix unitaire et taux de TVA rapproché de vos propres taux.
- Recalcule les totaux et dépose une note au fil de discussion en cas d’écart, pour qu’un chiffre mal lu ne passe pas inaperçu.
- Tient un journal de chaque lecture, avec sa durée, les jetons consommés et son statut, pour suivre ce que la numérisation coûte réellement chez le service de lecture de documents que vous utilisez.
- Laisse le choix du service de lecture de documents et du modèle de vision, avec votre propre clé d’accès.
Au quotidien
- Choisissez le service de lecture de documents et renseignez votre propre clé d’accès dans les réglages.
- Décidez ce qui se déclenche tout seul : numérisation des factures, des notes de frais, création des fournisseurs inconnus.
- Envoyez le document par l’alias mail du journal d’achats, en le glissant sur le journal, ou en pièce jointe d’une note de frais.
- Relisez le document en brouillon, en particulier la note d’écart si les totaux ne correspondent pas.
- Consultez le journal des lectures pour suivre la durée et le coût de chaque extraction.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne valide jamais une facture ou une note de frais : tout arrive en brouillon, sous votre contrôle.
- Elle ne fournit aucune clé d’accès au service de lecture de documents : c’est la vôtre, et son coût est facturé par ce service, pas par nous.
- Elle ne rapproche pas les factures avec les bons de commande ou les réceptions.
Pour démarrer
Prévoyez une clé d’accès chez le service de lecture de documents de votre choix, et décidez quels documents seront lus sans intervention de votre part. L’alias mail du journal d’achats, s’il existe déjà, peut recevoir directement les factures envoyées par vos fournisseurs, sans aucune autre manipulation de votre côté.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.