Un contrato federal estadounidense exige demostrar que cada hora corregida conserva su valor de origen, y que los costes indirectos se reparten según reglas precisas. En una hoja de cálculo, esa trazabilidad se pierde con facilidad. Esta aplicación rastrea cada corrección de tiempo y calcula las tarifas de los grupos de costes indirectos para empresas sujetas al control federal estadounidense (DCAA, FAR).
A quién va dirigida la aplicación
A las empresas contratistas principales o subcontratistas de contratos federales estadounidenses, sujetas a las reglas de control horario y de costes indirectos del Federal Acquisition Regulation (FAR) y supervisadas por la Defense Contract Audit Agency (DCAA). Estas reglas son propias de los contratos federales de Estados Unidos y cambian: compruébalas con tu responsable de contratación.
Qué hace la aplicación
- Registra tus contratos federales con su número, la agencia, el tipo de contrato y tu papel, y decide contrato por contrato si se rastrean las correcciones de tiempo.
- Rastrea cada corrección de una hora registrada: el valor de origen, el valor corregido, el motivo, el autor y la fecha y hora se conservan, sin que nada se sobrescriba nunca.
- Señala la conformidad del empleado cuando un tercero corrige en su nombre, adquirida cuando él mismo corrige su registro.
- Bloquea una corrección en cuanto el responsable la aprueba: ya no se puede modificar ni eliminar.
- Lleva tus grupos de costes indirectos y su base de reparto, con una tarifa provisional, una tarifa final propuesta y una tarifa final acordada que conviven en el mismo ejercicio.
- Calcula la tarifa real de un grupo a partir de las horas registradas, manteniendo los costes no admisibles en la base de reparto aunque salgan del grupo, tal como exige la regla federal.
- Sigue los plazos del ejercicio de costes — la propuesta de tarifas finales, la factura de cierre, la actualización de facturación — y amplía tu periodo de conservación tantos días como el retraso de la propuesta.
En el día a día
- Registras tus contratos federales y marcas, en cada uno, si deben rastrearse las correcciones de tiempo.
- Tus equipos registran el tiempo como siempre; cualquier corrección pasa por un asistente que pide el motivo y guarda los valores anterior y posterior.
- El responsable aprueba cada corrección tras leer el motivo; una vez aprobada, queda definitiva.
- Abres un ejercicio de costes al cerrarlo: los plazos de propuesta, factura y actualización se calculan solos, con la ampliación de conservación en caso de retraso.
- Calculas la tarifa real de cada grupo y la comparas con la tarifa provisional ya aplicada, grupo por grupo y ejercicio por ejercicio.
Lo que la aplicación no hace
- Nunca dice que un parte de horas es conforme, que un sistema contable es aceptable o que una empresa está en regla: esas valoraciones corresponden a tu responsable de contratación y al organismo de control.
- No sustituye el asesoramiento de un contable ni el de un abogado especializado en contratos federales estadounidenses, y las reglas que cita pueden cambiar: compruébalas antes de cualquier decisión.
- No verifica ninguna entidad ni exclusión mediante una llamada automática probada: la vía fiable sigue siendo introducir a mano lo que tú mismo lees.
- No calcula ninguna tarifa real ni ningún plazo de ejercicio de costes en su edición gratuita: ese cálculo pertenece a la edición completa.
- Según su editor, aún no se ha probado en producción, incluidos sus cálculos de tarifas y conectores.
Edición gratuita y edición completa
La edición gratuita ya incluye el registro de contratos federales, la corrección rastreada de las horas registradas, y los grupos de costes indirectos. La edición completa se instala encima sin volver a introducir nada, y añade el cálculo de la tarifa real, la diferencia con la tarifa provisional, los plazos del ejercicio de costes, la autoevaluación del sistema contable y la comprobación de entidad en el registro federal.
Para empezar
Registra tus contratos federales y decide, en cada uno, si se rastrean las correcciones. Nombra tus grupos de costes según tu política, y define quién registra el tiempo y quién aprueba.
Para ir más lejos
Para saber si esta aplicación encaja con tu actividad y cómo activarla, compara los planes o escríbenos.