Un contrat fédéral américain impose de prouver que chaque heure corrigée garde la trace de sa valeur d’origine, et que les coûts indirects se répartissent selon des règles précises. Sur un tableur, cette traçabilité se perd facilement. Cette application trace chaque correction de temps et calcule les pôles de coûts indirects pour les entreprises soumises au contrôle fédéral américain (DCAA, FAR).
À qui s’adresse l’application
Aux entreprises titulaires ou sous-traitantes de contrats fédéraux américains, soumises aux règles de pointage et de coûts indirects du Federal Acquisition Regulation (FAR) et contrôlées par la Defense Contract Audit Agency (DCAA). Ces règles sont propres aux marchés fédéraux américains et changent : vérifiez-les auprès de votre agent contractant.
Ce que fait l’application
- Enregistre vos contrats fédéraux avec leur numéro, l’agence, le type de contrat et votre rôle, et décide contrat par contrat si les corrections de temps y sont tracées.
- Trace chaque correction d’une heure pointée : la valeur d’origine, la valeur corrigée, le motif, l’auteur et l’horodatage sont conservés, sans jamais écrire par-dessus.
- Signale l’accord de l’employé quand un tiers corrige à sa place, acquis quand il se corrige lui-même.
- Verrouille une correction après son approbation par le responsable : elle ne se modifie plus ni ne se supprime.
- Tient vos pôles de coûts indirects et leur base de répartition, avec un taux provisoire, un taux définitif proposé et un taux définitif arrêté qui coexistent pour le même exercice.
- Calcule le taux réel d’un pôle à partir des heures pointées, en gardant les coûts inadmissibles dans la base de répartition même quand ils sortent du pôle, comme l’exige la règle fédérale.
- Suit les échéances de l’exercice de coûts — proposition de taux définitifs, facture de clôture, mise à jour des facturations — et prolonge vos durées de conservation d’autant de jours que la proposition est en retard.
Au quotidien
- Vous déclarez vos contrats fédéraux et cochez, pour chacun, si les corrections de temps doivent y être tracées.
- Vos équipes pointent normalement ; toute correction passe par un assistant qui demande le motif et garde les valeurs d’avant et d’après.
- Le responsable approuve chaque correction après relecture du motif ; une fois approuvée, elle devient définitive.
- Vous ouvrez un exercice de coûts à sa clôture : les échéances de proposition, de facture et de mise à jour s’affichent seules, avec la prolongation de conservation en cas de retard.
- Vous calculez le taux réel de chaque pôle et le comparez au taux provisoire déjà appliqué, pôle par pôle et exercice par exercice.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne dit jamais qu’un pointage est conforme, qu’un système comptable est acceptable ou qu’une entreprise est en règle : ces qualifications appartiennent à l’agent contractant et à l’organisme de contrôle.
- Elle ne remplace ni le conseil d’un expert-comptable, ni celui d’un avocat spécialisé en marchés publics américains, et les règles qu’elle cite peuvent changer : vérifiez-les avant toute décision.
- Elle ne vérifie aucune entité ni exclusion par un appel automatique éprouvé : la voie fiable reste la saisie manuelle de ce que vous lisez vous-même.
- Elle ne calcule aucun taux réel ni aucune échéance d’exercice de coûts dans son édition gratuite : ce calcul appartient à l’édition complète.
- Elle n’a pas encore été éprouvée en production selon son éditeur, calculs de taux et connecteurs compris.
Édition gratuite et édition complète
L’édition gratuite porte déjà le registre des contrats fédéraux, la correction tracée des heures pointées et les pôles de coûts indirects. L’édition complète s’installe par-dessus sans rien ressaisir, et ajoute le calcul du taux réel, l’écart avec le taux provisoire, les échéances de l’exercice de coûts, l’auto-évaluation du système comptable et la vérification d’entité auprès du registre fédéral.
Pour démarrer
Déclarez vos contrats fédéraux et décidez, pour chacun, si les corrections y sont tracées. Nommez vos pôles de coûts selon votre politique de coûts, et désignez qui pointe et qui approuve.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.