Pagar a un profesional independiente desde Estados Unidos no basta por sí solo: también hay que saber si ese pago debe declararse, en qué comprobante, y tener a mano el formulario fiscal correcto del proveedor justo cuando se necesita. Ese seguimiento acaba demasiado a menudo en una hoja de cálculo que nadie mantiene al día. Esta aplicación mantiene ese registro y prepara el comprobante estadounidense que corresponde a cada proveedor.
A quién va dirigida la aplicación
Para empresas establecidas en Estados Unidos que pagan a profesionales independientes o proveedores de servicios, y que deben determinar cada año qué pagos generan una obligación de declaración propia de la administración fiscal estadounidense. Esta aplicación está construida alrededor de esa norma estadounidense: no está destinada a pagos realizados desde otro país.
Qué hace la aplicación
- Mantiene un registro de pagos declarables, cada uno vinculado a un proveedor, una casilla del formulario y un periodo.
- Recoge el formulario fiscal del proveedor, guarda su identificador fiscal y la condición que declara, y hace que el documento vuelva a aparecer como pendiente en cuanto caduca.
- Acumula los importes por casilla del formulario y avisa cuando esa suma alcanza el umbral propio de esa casilla, sin afirmar nunca por sí misma que se deba presentar un comprobante.
- Fija, en el momento en que se prepara el comprobante, el nombre, la dirección y el identificador del proveedor, para que un cambio posterior en su ficha nunca altere lo ya declarado.
- Mantiene fuera del registro declarable lo que se paga con tarjeta o a través de una plataforma de pago, marcándolo como fuera de alcance con su motivo en lugar de hacerlo en silencio.
- Vincula, en su edición completa, los pagos a proveedores realmente efectuados — y no las facturas — al registro declarable.
- Prepara, en su edición completa, el depósito por lotes destinado a la verificación de concordancia nombre-identificador, y luego vuelve a leer el archivo de respuesta con su fecha y procedencia.
En el día a día
- Pide el formulario fiscal a cada proveedor antes del primer pago, y archívalo en su ficha en cuanto se reciba.
- Registra cada pago con su casilla y su periodo; un pago efectuado con tarjeta se marca por separado, fuera de alcance.
- Vigila la suma por casilla: aparece un aviso cuando alcanza el umbral propio de esa casilla.
- Al final del periodo, fija el instantáneo de identidad de cada proveedor y después imprime su comprobante, marcado como no oficial.
- En la edición completa, genera el archivo de depósito por lotes, deposítalo tú mismo en el portal previsto, y luego lee el archivo de respuesta para conocer el veredicto de cada concordancia.
Lo que la aplicación no hace
- No transmite nada a la administración fiscal estadounidense: genera archivos, y eres tú quien los deposita.
- Nunca dice si hay que retener un pago o romper una relación con un proveedor: constata que un identificador no concuerda, sin sacar ninguna conclusión en tu lugar.
- No clasifica una corrección en una categoría oficial: esa clasificación no se ha podido verificar en la fuente.
- No se ha probado con una presentación real ante la administración fiscal estadounidense: haz que tu asesor revise un primer lote antes de confiar en ella.
- Las normas fiscales estadounidenses pueden cambiar: no sustituye el asesoramiento de tu asesor contable ni el de la administración fiscal estadounidense.
Edición gratuita y edición completa
La edición gratuita ya mantiene el registro de pagos declarables, recoge el formulario fiscal, acumula los importes por casilla con su umbral, fija el instantáneo de identidad e imprime el comprobante y su resumen, marcados como no oficiales. La edición completa se instala encima sin perder nada, y añade la vinculación automática con los pagos a proveedores, el depósito por lotes para la verificación de concordancia, una exportación alineada con la plantilla de depósito y las declaraciones corregidas.
Para empezar
Pide el formulario fiscal a cada proveedor antes de cualquier primer pago, y comprueba con tu asesor los casos propios de tu actividad que cambian la casilla o el umbral aplicable. Prepara también el medio de pago de cada proveedor, para que los pagos con tarjeta se marquen correctamente fuera de alcance.
Para ir más lejos
Para saber si esta aplicación encaja con tu actividad y cómo activarla, compara los planes o escríbenos.