Payer un prestataire indépendant depuis les États-Unis ne suffit pas : il faut aussi savoir si ce paiement doit être déclaré, sur quel feuillet, et avoir en main le bon formulaire fiscal du prestataire au moment où on en a besoin. Ce suivi finit trop souvent dans un tableur que personne ne tient à jour. Cette application tient ce registre et prépare le feuillet américain qui concerne chaque prestataire.
À qui s’adresse l’application
Aux entreprises établies aux États-Unis qui paient des prestataires indépendants ou des fournisseurs de services, et qui doivent déterminer chaque année quels paiements font naître une obligation déclarative propre à l’administration fiscale américaine. Cette application est construite autour de cette règle américaine : elle ne s’adresse pas à des paiements faits depuis un autre pays.
Ce que fait l’application
- Tient un registre des paiements déclarables, chacun rattaché à un prestataire, à une case de formulaire et à une période.
- Collecte le formulaire fiscal du prestataire, range son identifiant et la qualité qu’il déclare, et refait apparaître la pièce comme manquante dès qu’elle est périmée.
- Cumule les montants par case de formulaire et signale quand ce cumul atteint le seuil propre à cette case, sans jamais dire de lui-même qu’un feuillet est dû.
- Fige, au moment où le feuillet se prépare, le nom, l’adresse et l’identifiant du prestataire, pour qu’un changement ultérieur sur sa fiche ne change jamais ce qui a été déclaré.
- Écarte du registre déclarable ce qui est réglé par carte ou par une plateforme de paiement, en le marquant hors champ avec son motif plutôt qu’en silence.
- Rattache, dans son édition complète, les paiements fournisseurs réellement réglés — et non les factures — au registre déclarable.
- Prépare, dans son édition complète, le dépôt groupé destiné à la vérification de concordance nom-identifiant, puis relit le fichier de réponse avec sa date et sa provenance.
Au quotidien
- Demandez le formulaire fiscal à chaque prestataire avant le premier paiement, et rangez-le dans sa fiche dès qu’il est reçu.
- Enregistrez chaque paiement avec sa case et sa période ; un paiement réglé par carte se marque à part, hors champ.
- Surveillez le cumul par case : un signal apparaît quand il atteint le seuil propre à cette case.
- En fin de période, figez l’instantané d’identité de chaque prestataire, puis imprimez son feuillet, marqué comme n’étant pas le formulaire officiel.
- Dans l’édition complète, produisez le fichier de dépôt groupé, déposez-le vous-même sur le portail prévu, puis relisez le fichier de réponse pour connaître le verdict de chaque concordance.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne transmet rien à l’administration fiscale américaine : elle fabrique des fichiers, c’est vous qui les déposez.
- Elle ne dit jamais s’il faut retenir un paiement ou rompre une relation avec un prestataire : elle constate qu’un identifiant ne concorde pas, sans en tirer de conclusion à votre place.
- Elle ne range pas une correction dans une catégorie officielle : cette classification n’a pas pu être vérifiée à la source.
- Elle n’a pas été éprouvée par un dépôt réel auprès de l’administration fiscale américaine : faites vérifier un premier lot par votre comptable avant de vous y fier.
- Les règles fiscales américaines peuvent changer : elle ne remplace pas le conseil de votre comptable ni celui de l’administration fiscale américaine.
Édition gratuite et édition complète
L’édition gratuite tient déjà le registre des paiements déclarables, collecte le formulaire fiscal, cumule les montants par case avec son seuil, fige l’instantané d’identité et imprime le feuillet et son récapitulatif, marqués comme non officiels. L’édition complète s’installe par-dessus sans rien faire perdre, et ajoute le rattachement automatique aux paiements fournisseurs, le dépôt groupé pour la vérification de concordance, l’export aligné sur le gabarit de dépôt et les déclarations corrigées.
Pour démarrer
Demandez le formulaire fiscal à chaque prestataire avant tout premier paiement, et vérifiez avec votre comptable les cas propres à votre activité qui changent la case ou le seuil applicable. Préparez aussi le moyen de règlement de chaque prestataire, pour que les paiements par carte se marquent correctement hors champ.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.