Un presupuesto que calcular por menú y comensales, un anticipo que reclamar y un saldo que no olvidar, personal extra asignado dos veces la misma noche sin que nadie se dé cuenta hasta el día del evento: quien se dedica al catering de eventos pasa de una boda a un congreso con detalles que, algún día, acaban saliendo caros. Esta aplicación mantiene el expediente de cada evento, calcula los presupuestos y muestra un margen previsto, sin sustituir nunca el trabajo de cocina ni la decisión comercial.
A quién va dirigida la aplicación
Para quien se dedica al catering de eventos y organiza bodas, congresos, cócteles y recepciones privadas, y quiere calcular presupuestos, facturar en anticipo y después saldo, y tener una visión de su margen, además de la planificación de sus eventos, su personal extra y su logística.
Qué hace la aplicación
- Elabora un presupuesto a partir de una fórmula de menú y del número de comensales, con líneas de opciones libres y un anticipo en porcentaje; solo se puede aceptar un presupuesto por evento.
- Factura el presupuesto aceptado en dos tiempos, un anticipo y después un saldo, sin permitir nunca facturar dos veces el mismo importe.
- Muestra un margen previsto por evento, comparando el presupuesto aceptado con el coste de materia prima y el coste de personal estimados.
- Hace seguimiento, mediante una tarea creada sin duplicados, de un presupuesto enviado que se queda sin respuesta más allá de un plazo que tú configuras.
- Muestra los alérgenos declarados en cada plato, trasladados hasta el menú y después hasta el evento, con carácter informativo.
- No permite asignar a la misma persona de personal extra dos veces en franjas que se solapan, aunque sean en dos eventos distintos, ni comprometer más material del que hay en el almacén en fechas que se cruzan.
- Presenta un panel con el margen medio, la facturación del mes, la tasa de conversión de presupuestos y los eventos con el personal o la logística incompletos.
En el día a día
- Crea el evento con su cliente, su fecha, su lugar y el número de comensales.
- Asigna el personal extra por puesto y horario, y completa la lista de logística con el material necesario.
- Elabora el presupuesto a partir de un menú y del número de comensales, añade tus opciones, y envíalo; su aceptación confirma el evento.
- Factura el anticipo al aceptarse, y el saldo después del evento.
- Imprime el presupuesto detallado o la ficha de servicio, y sigue el margen y la facturación en el panel.
Lo que la aplicación no hace
- No gestiona la nómina del personal extra: ni contrato de extra, ni declaración previa a la contratación.
- No mantiene un plan de control sanitario ni una herramienta de trazabilidad de lotes, y la visualización de alérgenos sigue siendo informativa, nunca una declaración reglamentaria: comprueba siempre tus obligaciones con un profesional cualificado o con la normativa vigente.
- No calcula ningún presupuesto por optimización automática: el cálculo sigue siendo asistido, y las opciones de un menú no se trasladan solas a un presupuesto.
- No lleva una contabilidad analítica avanzada multievento, y el anticipo solicitado en la reserva es un importe esperado, no un cobro controlado.
Edición gratuita y edición completa
La edición gratuita mantiene los eventos y su planificación, los menús con sus alérgenos, la asignación de personal extra sin doble asignación y la lista de logística con su almacén de material limitado. La edición completa se instala encima sin tener que volver a introducir nada, y añade el presupuesto calculado, la facturación en anticipo y después saldo, el margen previsto, el seguimiento automático de presupuestos, el panel y las dos exportaciones en PDF (presupuesto, ficha de servicio).
Para empezar
Elabora tu catálogo de menús con el precio por comensal y el coste de materia prima estimado, declara tu almacén de material y tus contactos de personal extra, y configura el anticipo por defecto y el plazo de seguimiento de presupuestos.
Para ir más lejos
Para saber si esta aplicación encaja con tu actividad y cómo activarla, compara los planes o escríbenos.