Un devis à chiffrer menu par convives, un acompte à réclamer puis un solde à ne pas oublier, du personnel extra affecté deux fois le même soir sans que personne ne s’en aperçoive avant le jour J : le traiteur événementiel avance d’un mariage à un séminaire avec des détails qui, un jour, finissent par coûter cher. Cette application tient le dossier de chaque événement, chiffre les devis et calcule une marge prévisionnelle, sans jamais remplacer le travail de cuisine ni la décision commerciale.
À qui s’adresse l’application
Au traiteur événementiel qui organise mariages, séminaires, cocktails et réceptions privées, et veut un chiffrage de devis, une facturation en acompte puis solde et une vue sur sa marge, en plus du planning de ses événements, de son personnel extra et de sa logistique.
Ce que fait l’application
- Construit un devis à partir d’une formule de menu et du nombre de convives, avec des lignes d’options libres et un acompte en pourcentage ; un seul devis peut être accepté par événement.
- Facture le devis accepté en deux temps, un acompte puis un solde, sans jamais permettre de facturer deux fois le même montant.
- Affiche une marge prévisionnelle par événement, en comparant le devis accepté au coût matière et au coût de personnel estimés.
- Relance, par une activité créée sans doublon, un devis envoyé resté sans réponse au-delà d’un délai que vous réglez.
- Affiche les allergènes déclarés sur chaque plat, remontés jusqu’au menu puis jusqu’à l’événement, à titre informatif.
- Refuse d’affecter deux fois la même personne du personnel extra sur des créneaux qui se chevauchent, même sur deux événements différents, et refuse d’engager plus de matériel que le parc n’en contient sur des dates qui se recoupent.
- Présente un tableau de bord avec la marge moyenne, le chiffre d’affaires du mois, le taux de conversion des devis et les événements dont le personnel ou la logistique restent incomplets.
Au quotidien
- Créez l’événement avec son client, sa date, son lieu et le nombre de convives.
- Affectez le personnel extra par poste et horaire, et complétez la checklist logistique avec le matériel nécessaire.
- Construisez le devis à partir d’un menu et du nombre de convives, ajoutez vos options, puis envoyez-le ; son acceptation confirme l’événement.
- Facturez l’acompte à l’acceptation, puis le solde après la prestation.
- Imprimez le devis détaillé ou la fiche de service, et suivez la marge et le chiffre d’affaires sur le tableau de bord.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne gère pas la paie du personnel extra : ni contrat d’extra, ni déclaration préalable à l’embauche.
- Elle ne tient pas de plan de maîtrise sanitaire ni d’outil de traçabilité des lots, et l’affichage des allergènes reste informatif, jamais une déclaration réglementaire : vérifiez toujours vos obligations auprès d’un professionnel qualifié ou des textes en vigueur.
- Elle ne calcule aucun devis par optimisation automatique : le chiffrage reste assisté, et les options d’un menu ne se reportent pas seules sur un devis.
- Elle ne tient pas de comptabilité analytique multi-événements avancée, et l’acompte demandé à la réservation est un montant attendu, pas un encaissement suivi.
Édition gratuite et édition complète
L’édition gratuite tient les événements et leur planning, les menus avec leurs allergènes, l’affectation du personnel extra sans double affectation et la checklist logistique avec son parc matériel limité. L’édition complète s’installe par-dessus sans rien à ressaisir, et ajoute le devis chiffré, la facturation en acompte puis solde, la marge prévisionnelle, la relance automatique des devis, le tableau de bord et les deux éditions PDF (devis, fiche de service).
Pour démarrer
Constituez votre catalogue de menus avec leur prix par convive et le coût matière estimé, déclarez votre parc de matériel et vos contacts de personnel extra, puis réglez l’acompte par défaut et le délai de relance des devis.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.