Un subcontratista cuyo certificado de seguro ha caducado, y el pago sale de todos modos: ese es el día en que el dinero se fue y faltaba la prueba. Esta aplicación impide confirmar el pago a un proveedor seguido mientras su certificado no esté al día, tanto en Estados Unidos como en Canadá.
A quién va dirigida la aplicación
Para empresas de Estados Unidos y Canadá que trabajan con subcontratistas y deben asegurarse, en el momento de pagar, de que su seguro de accidentes laborales está al día, así como para los equipos que preparan las declaraciones de nómina relacionadas con ese seguro.
Qué hace la aplicación
- Impide confirmar el pago a un proveedor seguido cuando falta el certificado esperado, ha caducado o aún no es válido en la fecha del pago, según el ajuste elegido: rechazar, avisar o no controlar.
- Indica el documento, el subcontratista y la fecha de caducidad en el mensaje de bloqueo, para que una sola llamada baste para resolver el problema.
- Permite saltarse el bloqueo mediante una excepción reservada al responsable, con un motivo escrito obligatorio, cuyo autor y fecha quedan registrados y publicados en el hilo de conversación.
- Incluye las clasificaciones y las tarifas de seguro por organismo, cada una con su fuente obligatoria y su unidad de cálculo — por cien, por mil, o en porcentaje — nunca adivinada.
- Registra la modulación de experiencia notificada por el organismo, sin recalcularla nunca por sí misma.
- Prepara la declaración periódica de nómina por clasificación, y se niega a marcarla como presentada mientras alguna clasificación no tenga una tarifa registrada.
En el día a día
- Consulta el ajuste de bloqueo de pago de tu empresa — rechazar, avisar o no controlar — y comprueba que corresponde a tu política.
- Ante un pago bloqueado, localiza el documento que falta o ha caducado, nombrado en el mensaje, y haz que el subcontratista renueve el certificado.
- Si el pago debe salir de todos modos, utiliza la excepción reservada al responsable, con un motivo escrito.
- Introduce tus clasificaciones y sus tarifas, organismo por organismo, citando siempre tu fuente.
- Prepara la declaración de nómina por período, comprueba las tarifas utilizadas y márcala como presentada una vez revisada.
Lo que la aplicación no hace
- No proporciona ninguna tarifa ni código de clasificación: los publica cada estado o provincia y cambian cada año.
- No verifica la cobertura real ante el asegurador: se basa en los documentos y las fechas que has introducido.
- No transmite ninguna declaración a un organismo: marcarla como presentada registra tu propio seguimiento, sin enviar nada.
- No sustituye el asesoramiento de un asegurador, un abogado o un especialista en nóminas: las normas del seguro de accidentes laborales varían de un estado o provincia a otro y cambian con el tiempo.
Edición gratuita y edición completa
La edición gratuita ya lleva el registro: los subcontratistas seguidos, los documentos exigidos según su país, estado o provincia, cada certificado recibido con su fecha de caducidad, y una alerta diaria que solo avisa una vez. No bloquea ningún pago ni incluye ninguna tarifa. La edición completa añade el bloqueo del pago en la confirmación, la excepción registrada, las clasificaciones y sus tarifas con fuente, la modulación de experiencia, y la preparación de las declaraciones de nómina.
Para empezar
Haz una lista de tus subcontratistas seguidos con su estado o provincia, reúne los certificados ya recibidos y su fecha de caducidad, y elige el ajuste de bloqueo de pago que corresponda a tu política interna antes de activarlo. Haz que este ajuste lo apruebe la persona competente de tu empresa.
Para ir más lejos
Para saber si esta aplicación encaja con tu actividad y cómo activarla, compara los planes o escríbenos.