Un sous-traitant dont l’attestation d’assurance a expiré, et le paiement part quand même : c’est le jour où l’argent est parti et où la preuve manquait. Cette application empêche la confirmation d’un paiement fournisseur suivi tant que l’attestation n’est pas à jour, aux États-Unis comme au Canada.
À qui s’adresse l’application
Aux entreprises des États-Unis et du Canada qui emploient des sous-traitants et doivent s’assurer, au moment de payer, que leur couverture d’assurance contre les accidents du travail est à jour, ainsi qu’aux équipes qui préparent les déclarations de masse salariale liées à cette assurance.
Ce que fait l’application
- Empêche la confirmation d’un paiement fournisseur suivi quand l’attestation attendue est absente, expirée, ou pas encore valable à la date du paiement, selon le réglage choisi : refuser, avertir, ou ne rien contrôler.
- Nomme la pièce, le sous-traitant et la date d’expiration dans le message de blocage, pour qu’un appel suffise à régler le problème.
- Permet de passer outre par une dérogation réservée au responsable, avec un motif écrit obligatoire, l’auteur et la date conservés et publiés au fil de discussion.
- Porte les classifications et les taux d’assurance par organisme, chacun avec sa source obligatoire et son unité de calcul — par cent, par mille, ou en pourcentage — jamais devinée.
- Saisit la modulation d’expérience notifiée par l’organisme, sans jamais la recalculer elle-même.
- Prépare la déclaration périodique de masse salariale par classification, et refuse de la marquer déposée tant qu’une classification n’a pas de taux renseigné.
Au quotidien
- Consultez le réglage de blocage de paiement de votre société — refuser, avertir, ou ne rien contrôler — et vérifiez qu’il correspond à votre politique.
- Devant un paiement bloqué, retrouvez la pièce manquante ou expirée nommée dans le message, et faites renouveler l’attestation auprès du sous-traitant.
- Si le paiement doit tout de même partir, utilisez la dérogation réservée au responsable, avec un motif écrit.
- Saisissez vos classifications et leurs taux, organisme par organisme, en citant systématiquement votre source.
- Préparez la déclaration de masse salariale par période, vérifiez les taux utilisés, puis marquez-la déposée une fois contrôlée.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne fournit aucun taux ni code de classification : ils sont publiés par chaque État ou chaque province et changent chaque année.
- Elle ne vérifie pas la couverture réelle auprès de l’assureur : elle s’appuie sur les pièces et les dates que vous avez saisies.
- Elle ne transmet aucune déclaration à un organisme : marquer une déclaration déposée enregistre votre propre suivi, sans rien envoyer.
- Elle ne remplace pas le conseil d’un assureur, d’un avocat ou d’un spécialiste de la paie : les règles d’assurance contre les accidents du travail varient d’un État ou d’une province à l’autre et changent dans le temps.
Édition gratuite et édition complète
L’édition gratuite tient déjà le registre : les sous-traitants suivis, les pièces exigées selon leur pays, leur État ou leur province, chaque attestation reçue avec sa date d’expiration, et une alerte quotidienne qui ne prévient qu’une fois. Elle ne bloque aucun paiement et ne porte aucun taux. L’édition complète ajoute le blocage du paiement à la confirmation, la dérogation tracée, les classifications et leurs taux sourcés, la modulation d’expérience, et la préparation des déclarations de masse salariale.
Pour démarrer
Listez vos sous-traitants suivis avec leur État ou leur province, rassemblez les attestations déjà reçues et leur date d’expiration, et choisissez le réglage de blocage de paiement qui correspond à votre politique interne avant de l’activer. Faites valider ce réglage par la personne compétente de votre entreprise.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.