Une entreprise qui paie ses fournisseurs depuis le Canada se heurte vite à un mur : le fichier de virement que les banques attendent là-bas n’a rien à voir avec celui que l’on connaît en Europe, et rien ne sait l’écrire tout seul. Cette application produit ce fichier, destiné aux entreprises qui paient depuis le Canada, caractère par caractère, et lit aussi ce que la banque renvoie.
À qui s’adresse l’application
Aux entreprises établies au Canada, ou qui y paient des fournisseurs ou des clients par prélèvement, et dont la banque exige le format de fichier propre aux institutions financières canadiennes. Les règles et les attentes de chaque banque étant propres au Canada, cette application ne s’adresse pas à des paiements européens ou américains.
Ce que fait l’application
- Regroupe un lot de paiements en une remise rattachée à un journal de banque, et produit le fichier de virement correspondant, position par position.
- Contrôle la forme du fichier avant de le produire : ce qui manque au journal, au compte du bénéficiaire ou à une ligne de paiement est signalé.
- Produit les prélèvements préautorisés avec, sur chaque ligne, la référence de l’accord de prélèvement du payeur — sans transmettre le contenu de cet accord, que le format ne transporte pas.
- Produit des corrections qui annulent un virement ou un prélèvement déjà envoyé, en reprenant exactement les champs de l’article d’origine.
- Tient un profil par banque — séparateur de fichier, traitement des accents, nom et emplacement du fichier — que vous complétez d’après la spécification reçue de votre établissement.
- Lit un fichier de retours envoyé par la banque et rapproche chaque article retourné avec le paiement correspondant, en signalant ce qui ne se rattache à rien.
Au quotidien
- Complétez le profil de votre banque d’après la spécification qu’elle vous a remise, puis datez-le comme vérifié dès qu’un premier fichier a été accepté.
- Créez une remise de virements rattachée au journal de cette banque, puis contrôlez-la avant de produire le fichier.
- Pour un prélèvement préautorisé, renseignez la référence de l’accord sur chaque ligne avant de contrôler la remise.
- Pour corriger un article déjà envoyé, ouvrez une remise de correction et désignez l’article d’origine : ses champs se reprennent automatiquement.
- À réception d’un fichier de retours, déposez-le dans l’écran prévu et lancez le rapprochement : chaque remise affiche alors ses articles retournés et leur motif.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne dépose pas le fichier chez la banque et n’en récupère pas les retours elle-même : vous transmettez le fichier et déposez le retour par vos propres moyens.
- Elle n’écrit aucune écriture comptable à partir d’un retour : un retour rapproché reste un constat, la suite comptable est à votre charge.
- Elle ne juge pas un accord de prélèvement préautorisé : elle demande sa référence, sans en vérifier le contenu ni la validité.
- Elle n’a encore été éprouvée par aucun dépôt réel auprès d’une institution financière canadienne : faites valider un premier fichier d’essai par votre banque avant de vous y fier.
- Les règles canadiennes de virement peuvent changer : elle ne remplace pas le conseil de votre banque ou de votre comptable sur le format attendu.
Édition gratuite et édition complète
L’édition gratuite écrit déjà le fichier de virement, conforme position par position, avec son contrôle de forme et le journal des remises. L’édition complète s’installe par-dessus sans rien faire perdre, et ajoute les prélèvements préautorisés, les corrections d’erreur, les profils propres à chaque banque et la lecture des fichiers de retours.
Pour démarrer
Demandez d’abord à votre banque sa spécification exacte du fichier : séparateur, traitement des accents, nom attendu, voie de dépôt. Complétez ensuite le profil de cette banque dans l’application, et faites accepter un premier fichier de virement avant d’y ajouter des prélèvements ou des corrections.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.