Une association reçoit deux subventions la même année, sur deux campagnes différentes, et personne ne remarque que leur cumul franchit le seuil qui rend une convention obligatoire. Un autre dossier reste versé sans qu’aucun compte rendu n’ait jamais été réclamé. Cette application instruit les demandes, suit le cumul par bénéficiaire et les comptes rendus d’emploi, directement dans Omnifloo.
À qui s’adresse l’application
Au service qui instruit les demandes de subvention d’une commune ou d’une collectivité en France : l’instructeur qui reçoit et examine les dossiers, le responsable qui décide des attributions, des versements et suit les comptes rendus.
Ce que fait l’application
- Organise les demandes par campagne annuelle, avec une enveloppe votée dont le total demandé, le total accordé et le solde se calculent seuls.
- Attribue une référence séquentielle à chaque demande et suit son instruction, bénéficiaire par bénéficiaire.
- Calcule le cumul annuel accordé à chaque bénéficiaire, toutes campagnes de l’exercice confondues, et signale quand une convention devient obligatoire au-delà du seuil fixé par la loi.
- Bloque le versement d’une subvention tant que la convention obligatoire n’est pas enregistrée comme signée, avec sa référence.
- Bloque le solde d’un dossier versé si un compte rendu d’emploi est attendu et n’a pas été reçu, sauf si cette exigence est explicitement retirée sur ce dossier.
- Exige un montant accordé et une date de délibération pour tout octroi, et refuse le rejet d’une subvention déjà versée.
Au quotidien
- Ouvrez la campagne de l’exercice avec son enveloppe votée.
- Enregistrez chaque demande reçue, rattachée à la campagne, avec le bénéficiaire, l’objet et le montant demandé.
- Instruisez, puis accordez le montant décidé avec sa date de délibération : le cumul annuel du bénéficiaire se recalcule aussitôt.
- Si le cumul franchit le seuil légal, enregistrez la convention signée avec sa référence avant de pouvoir verser.
- Une fois le dossier versé, réclamez le compte rendu d’emploi puis soldez le dossier dès qu’il est reçu, ou retirez l’exigence si elle ne s’applique pas à ce cas précis.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle n’ouvre pas de dépôt de demande en ligne pour l’association, ni d’espace de suivi de son côté.
- Elle ne réalise aucun mandatement comptable : le versement est enregistré, son exécution relève du comptable public.
- Elle ne fait aucun rapprochement avec le compte administratif de la collectivité.
- Elle n’édite pas de modèle de convention en PDF.
Pour démarrer
Reprenez les campagnes et les attributions déjà votées pour l’exercice en cours afin que le cumul par bénéficiaire reflète la réalité dès le premier jour, et vérifiez auprès de votre service juridique le seuil en vigueur à partir duquel une convention devient obligatoire, car ce seuil peut évoluer. Listez aussi les dossiers déjà versés sans compte rendu reçu, pour décider dossier par dossier s’il faut le réclamer ou retirer l’exigence.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.