Au Canada, un paiement à un sous-traitant peut devoir être déclaré sur un feuillet particulier, et deux pièges guettent celui qui le prépare à la main : confondre le montant qui déclenche l’obligation avec celui qu’il faut inscrire, et oublier qu’une des deux copies ne doit pas porter les mêmes informations que l’autre. Cette application tient les deux montants à part sur chaque paiement, et prépare les deux copies séparément.
À qui s’adresse l’application
Aux entreprises établies au Canada qui paient des sous-traitants, en particulier dans la construction, et qui doivent déterminer si ces paiements font naître une obligation de déclaration propre à l’administration fiscale canadienne. Cette application est pensée pour la règle canadienne : elle ne s’adresse pas à des paiements faits depuis un autre pays.
Ce que fait l’application
- Tient, sur chaque paiement à un sous-traitant, le montant retenu pour savoir si le seuil de déclaration est dépassé et le montant à inscrire sur le feuillet, côte à côte et sans jamais les confondre.
- Édite deux copies distinctes du feuillet, parce que l’une doit porter des informations que l’administration demande de ne jamais faire figurer sur l’autre.
- Signale les paiements qui sortent du champ de cette déclaration — sous-traitant non résident, activité principale qui n’est pas la construction, paiement portant uniquement sur des biens — avec le motif, et le formulaire concerné quand il y en a un.
- Laisse choisir l’année civile ou l’exercice de la société comme période de référence, et calcule la date limite de dépôt à partir de cette période.
- Compte le nombre de feuillets du même type et signale, en citant sa source, quand ce nombre impose la transmission électronique plutôt que le papier.
- Ouvre, dans son édition complète, l’écran public de confirmation d’inscription à la taxe du sous-traitant, relève le résultat que vous y lisez et le date, sans jamais traiter une absence d’inscription comme un refus.
Au quotidien
- Choisissez, dans les réglages de la société, l’année civile ou l’exercice comme période de déclaration.
- Enregistrez les paiements faits à chaque sous-traitant au fil de l’année ; les deux montants — seuil et case à déclarer — se tiennent à part sans ressaisie.
- Pour un cas particulier — non-résident, activité hors construction, biens seuls —, marquez le motif : le paiement reste au registre, avec le formulaire concerné quand il y en a un.
- En fin de période, relisez le constat sur le nombre de feuillets et la voie de dépôt qu’il indique.
- Produisez la copie du sous-traitant et la copie destinée à l’administration séparément, puis l’export prévu pour votre logiciel de transmission.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne transmet rien à l’administration fiscale canadienne : elle produit un fichier de dépôt, c’est vous qui le déposez par votre propre voie de transmission.
- Elle ne conclut jamais qu’un sous-traitant est en règle ou non : une confirmation d’inscription, ou son absence, est un constat daté, jamais un verdict.
- Elle n’a pas été éprouvée par un dépôt réel auprès de l’administration fiscale canadienne : faites vérifier un premier dossier par votre comptable avant de vous y fier.
- Les règles fiscales canadiennes peuvent changer : elle ne remplace pas le conseil de votre comptable ni celui de l’administration fiscale canadienne.
Édition gratuite et édition complète
L’édition gratuite tient déjà le registre des paiements à sous-traitants, distingue le seuil et le montant à déclarer, imprime les deux copies et signale les cas qui sortent du champ. L’édition complète s’installe par-dessus sans rien faire perdre, et ajoute la confirmation d’inscription du sous-traitant en lecture rapportée, le constat sur la voie de dépôt, l’export aligné sur le feuillet, le rattachement automatique aux paiements fournisseurs et les déclarations modifiées.
Pour démarrer
Choisissez d’abord la période de déclaration de votre société — année civile ou exercice — et rassemblez l’identification de chaque sous-traitant payé dans l’année. Vérifiez ensuite, avec votre comptable, les cas qui sortent du champ de cette déclaration dans votre activité, avant de produire vos premiers feuillets.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.