Compter les enfants et les animateurs présents à l’œil, espérer que le ratio réglementaire tienne la journée, puis recalculer la facture de chaque famille à la main en fin de séjour : le quotidien d’une direction d’accueil de loisirs en France. Cette application suit les présences, calcule le taux d’encadrement en temps réel et facture selon le quotient familial.
À qui s’adresse l’application
Aux directions d’un accueil collectif de mineurs en France — association, régie municipale — qui organisent des mercredis, petites ou grandes vacances, et veulent suivre les présences, l’encadrement et la facturation des familles.
Ce que fait l’application
- Découpe un séjour en groupes d’âge, chacun avec sa capacité d’accueil maximale.
- Inscrit un enfant à un groupe, avec contrôle automatique de la capacité et de la cohérence de son âge avec la tranche du groupe.
- Pointe l’arrivée et le départ réels des enfants et des encadrants sur un même écran.
- Compare en temps réel le nombre d’encadrants présents au nombre requis par les règles d’encadrement configurées, avec une alerte visuelle en cas d’écart.
- Calcule la facturation d’une inscription sur la présence réelle de l’enfant et une grille tarifaire par quotient familial, avec déduction des absences dont le motif ne reste pas facturé.
- Imprime un état de présence journalier, nominatif, destiné à un contrôle (SDJES ou équivalent).
Au quotidien
- Créez le séjour et ses groupes d’âge, puis ouvrez-le aux inscriptions.
- Inscrivez chaque enfant avec au moins un responsable légal, et affectez les encadrants à un séjour ou un groupe.
- Pointez chaque jour les arrivées et les départs des enfants et des encadrants.
- Surveillez le badge de conformité du taux d’encadrement sur chaque créneau, et complétez la configuration si le badge signale un ratio non configuré.
- En fin de séjour, calculez puis facturez chaque inscription à partir du quotient familial et de la grille tarifaire.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne télédéclare pas les effectifs à l’autorité compétente (SDJES ou équivalent).
- Elle ne vérifie aucun diplôme d’encadrement auprès d’un registre officiel : la qualification déclarée (BAFA, BAFD...) est tracée, pas certifiée.
- Elle ne gère pas l’hébergement des séjours avec nuitées, ni la facturation des prestataires de transport.
- Une seule facturation est possible par inscription : pas de fractionnement en plusieurs échéances au sein d’un même séjour.
- Les seuils d’encadrement sont un outil de suivi, pas un arbitre juridique de la réglementation : faites-les valider par un professionnel du secteur avant toute mise en service.
Édition gratuite et édition complète
L’édition gratuite porte déjà les séjours et groupes d’âge, les inscriptions avec leurs responsables, les encadrants, les présences des enfants et des encadrants, et le taux d’encadrement calculé en temps réel avec son alerte — sans limite de durée. L’édition complète s’installe par-dessus sans rien faire perdre, et ajoute la facturation au quotient familial sur la présence réelle et l’état de présence journalier destiné à un contrôle.
Pour démarrer
Vérifiez d’abord les règles d’encadrement livrées par défaut auprès d’un professionnel du secteur et corrigez-les si besoin, puis créez votre premier séjour avec ses groupes d’âge et une grille tarifaire par quotient familial avant d’ouvrir les inscriptions.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.