Un lecteur demande si Le Petit Prince est disponible : impossible de répondre tout de suite, car le tableur de la bibliothèque confond le titre et les trois exemplaires qui existent réellement. Un abonnement expiré passe inaperçu, une prolongation est accordée alors qu’un autre lecteur attend déjà ce livre. Cette application tient à jour, dans Omnifloo, le catalogue, les prêts, les retours et les réservations d’une bibliothèque ou d’une médiathèque.
À qui s’adresse l’application
Aux bibliothèques et médiathèques municipales ou intercommunales en France, qu’elles emploient un agent dédié au comptoir ou qu’un agent polyvalent tienne la bibliothèque quelques heures par semaine. L’application s’adapte aussi bien à un petit fonds qu’à un catalogue plus large, dès qu’il faut suivre des exemplaires, des catégories d’usagers et des réservations.
Ce que fait l’application
- Distingue la notice bibliographique (titre, auteur, éditeur, ISBN, support, public) de chaque exemplaire physique (cote, localisation, état), avec une disponibilité recalculée à chaque mouvement.
- Classe les usagers par catégorie, chacune avec son propre quota de documents simultanés, sa durée d’abonnement et son nombre de prolongations autorisées.
- Refuse un prêt dans trois cas précis à la création : abonnement expiré, quota de la catégorie atteint, exemplaire réservé à la consultation sur place — avec un message qui explique la raison du refus.
- Applique une durée de prêt propre au support de l’exemplaire (livre, bande dessinée, périodique, DVD, CD, jeu, liseuse), réglée une fois pour toute la bibliothèque.
- Bloque la prolongation d’un document si une réservation est en attente sur le même titre, et indique combien de lecteurs attendent déjà.
- Tient une file de réservation par titre, et non par exemplaire : le premier exemplaire rendu part automatiquement au premier lecteur inscrit dans la file.
Au quotidien
- Cataloguez un titre, puis ajoutez ses exemplaires, chacun avec sa cote et sa localisation dans les rayons.
- Inscrivez un usager dans une catégorie : la date d’expiration de son abonnement se calcule depuis la date d’inscription et la durée propre à cette catégorie.
- Enregistrez un prêt en choisissant l’usager et l’exemplaire : les trois vérifications sur l’abonnement, le quota et l’exemplaire se font avant que le prêt ne soit validé.
- Au retour, l’exemplaire redevient disponible, sauf si une réservation l’attend : il passe alors directement à l’état réservé plutôt que disponible.
- Consultez la file de réservations d’un titre pour savoir qui attend, et dans quel ordre, avant de décider d’une prolongation.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle n’importe aucune notice depuis un réservoir bibliographique externe : chaque notice se saisit à la main.
- Elle n’ouvre pas de portail de consultation du catalogue pour le public.
- Elle ne lit ni code-barres ni puce de repérage : la cote de chaque exemplaire s’enregistre à la main.
- Elle ne gère pas les périodiques au numéro, ni le transit de documents entre les bibliothèques d’un réseau intercommunal.
Pour démarrer
Préparez la liste des catégories d’usagers avec leurs quotas et leurs durées d’abonnement, et vérifiez les durées de prêt par support avant la première ouverture au public : des valeurs de départ existent pour les supports les plus courants, mais c’est votre règlement intérieur qui doit les confirmer ou les ajuster.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.