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Changer de suite bureautique en 30 jours : le plan en quatre semaines

Un calendrier réaliste pour passer de votre ancienne suite à Omnifloo Office, de l'inventaire à la clôture, sans interrompre le travail.

Pas à pas

  1. Semaine 1, inventaire. Listez qui utilise quoi (fichiers, courriel, agenda, contacts, visio, formulaires), le volume de fichiers et les documents à macros. Vérifiez que l'espace de chaque compte suffit.
  2. Semaine 1, diagnostic. Passez vos dossiers au diagnostic de fichiers (macros, liens externes, polices, anciens formats) décrit dans Outils pour les organisations et lisez le rapport.
  3. Semaine 2, pilote. Migrez les fichiers d'une petite équipe (fichiers), ouvrez dix documents représentatifs et notez chaque écart de mise en page.
  4. Semaine 2, prise en main. Remettez aux pilotes le tableau de correspondance des fonctions et recueillez leurs questions avant le déploiement.
  5. Semaine 3, fichiers. Migrez les dossiers de toutes les équipes, par lots, les dossiers en cours d'abord. L'ancienne suite reste intacte et en lecture : la copie ne supprime rien.
  6. Semaine 3, courriel, agenda, contacts. Chaque personne copie sa messagerie (courriels), son agenda et ses contacts (agenda et contacts).
  7. Semaine 4, bascule. Au jour J, passez l'ancienne suite en lecture seule, recopiez les dernières modifications, redirigez le courriel et prévenez vos correspondants des nouvelles adresses de partage.
  8. Semaine 4, clôture. Déroulez la check-list de l'administrateur, gardez l'ancienne suite en lecture une dizaine de jours, puis résiliez.

Astuces

  • Un particulier peut tout faire en un week-end ; le plan en quatre semaines vise une équipe ou une organisation.
  • Ne prévoyez pas la bascule un jour de forte activité (clôture comptable, rentrée, échéance).
  • Les macros et les fichiers très liés entre eux demandent du temps : voir Macros et compatibilité.

Voir aussi