Un incident de confidentialité consigné dans un courriel égaré, une demande d’accès dont personne ne sait plus si le délai court encore, un avis à la personne concernée rédigé dans l’urgence sans tous ses éléments : la matière de la loi 25 se joue en jours et en preuves. Cette application tient les registres et prépare les gestes attendus d’une entreprise visée par cette loi québécoise.
À qui s’adresse l’application
Aux entreprises assujetties à la loi 25 sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, au Québec, qui doivent tenir un registre des incidents, répondre aux demandes d’accès et désigner un responsable de la protection des renseignements personnels.
Ce que fait l’application
- Tient le registre des incidents de confidentialité, avec leurs circonstances, les renseignements visés et la date où l’entreprise en a pris connaissance.
- Documente les activités de traitement et le responsable désigné de la protection des renseignements personnels.
- Calcule l’échéance de réponse d’une demande d’accès, de rectification ou de portabilité, à partir d’un délai que vous avez saisi et sourcé, et la laisse vide tant qu’il manque.
- Refuse de produire un avis à la personne concernée tant qu’un de ses six éléments obligatoires manque, et dit lequel.
- Tient l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sur les projets concernés, avec la participation datée du responsable.
- Calcule la date jusqu’à laquelle un incident doit être conservé, à partir de la prise de connaissance, et refuse sa suppression avant cette date.
Au quotidien
- Désignez le responsable de la protection des renseignements personnels et décrivez vos activités de traitement.
- Dès qu’une demande d’accès arrive, enregistrez sa date de réception et son type : l’échéance se calcule seule, à partir du délai que vous avez saisi et sourcé.
- Si un incident survient, consignez ses circonstances et la date où vous en avez pris connaissance, puis faites apprécier le risque par le responsable désigné.
- Produisez l’avis à la personne concernée une fois ses six éléments réunis, puis marquez-le transmis : son texte ne se modifie plus ensuite.
- Pour un projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système, ouvrez l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dès son lancement.
Ce que l’application ne fait pas
- Elle ne transmet rien elle-même à la Commission d’accès à l’information ou à la personne concernée : la Commission n’ouvre aucune interface automatisée, et chaque avis se dépose à la main sur le formulaire officiel.
- Elle ne dit pas si un risque de préjudice sérieux existe, ni si l’entreprise est en défaut : ces appréciations restent celles du responsable désigné.
- Elle ne propose aucun questionnaire officiel d’évaluation de la vie privée : les questions livrées sont une aide de travail, pas un formulaire imposé.
- Elle ne remplace pas le conseil de la Commission d’accès à l’information ou d’un conseiller juridique québécois compétent : la loi 25 et ses délais peuvent changer, et chaque situation reste à faire valider.
Édition gratuite et édition complète
L’édition gratuite tient déjà le registre des incidents, le registre des activités de traitement et le dossier du responsable désigné. L’édition complète s’installe par-dessus sans rien perdre, et ajoute les demandes d’accès avec leur échéance, les avis d’incident contrôlés, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et l’alerte de conservation.
Pour démarrer
Désignez d’abord le responsable de la protection des renseignements personnels, puis saisissez le délai de réponse applicable aux demandes avec sa source exacte auprès de la Commission d’accès à l’information : sans lui, aucune échéance ne se calcule.
Aller plus loin
Pour savoir si cette application convient à votre activité et comment l’activer, comparez les formules ou écrivez-nous.